O controle e a otimização de todos os aspectos da gestão são cruciais para garantir a eficiência e a competitividade organizacional em qualquer segmento de mercado. A esses fatores une-se a constante descoberta de novas tecnologias, conceitos e abordagens, modificando totalmente a relação das empresas com os seus clientes.

Na área de saúde, isso não é diferente. Portanto, para assegurar a melhoria frequente de todas as fases da administração hospitalar, faz-se necessário que o gestor esteja sempre atento a questões como:

  • a efetividade na marcação e no cancelamento de cirurgias;
  • o controle financeiro da sua unidade de saúde;
  • a melhoria da utilização de leitos cirúrgicos a fim de evitar ociosidades;
  • os aspectos envolvidos na qualificação dos serviços prestados, entre outros.

Pois é exatamente pensando nisso que as instituições devem avaliar os benefícios de um sistema de gestão hospitalar.

Esse tipo de recurso serve para integrar todos os dados em um só lugar, facilitando a tomada de decisão e garantindo vantagens como mais eficiência, redução de gastos e economia de tempo. Assim, os profissionais podem dedicar ainda mais atenção aos pacientes, que devem ser o principal foco do negócio.

Então, você também quer ter o controle total do seu trabalho e equipe? Continue lendo este artigo e entenda o que não pode faltar em um sistema de gestão hospitalar!

O que é necessário em um sistema de gestão hospitalar

Informatização

Um sistema eficiente de gestão hospitalar deve ser totalmente digitalizado e, de preferência, hospedado na nuvem. Assim, ao possibilitar acesso remoto aos gestores, ele garante muito mais agilidade para se tomar toda e qualquer decisão.

Além disso, podemos citar outras vantagens de se utilizar um sistema de gestão informatizado:

  • exclui a necessidade de arquivos físicos (com os quais se perde tempo e espaço);
  • usufrui de mais agilidade ao consultar informações;
  • garante mais segurança a documentos confidenciais;
  • aumenta a efetividade do agendamento de cirurgias;
  • possibilita mais assertividade na tomada de decisões;
  • permite que a instituição seja mais sustentável, reduzindo gastos com papel e energia, por exemplo.

Segurança de dados

Sabemos que a segurança de dados na área hospitalar precisa ser tratada com muita seriedade e cuidado. Afinal, estamos tratando de vidas humanas. Por isso, a prevenção para garantir o sigilo das informações hospitalares — tanto as financeiras e as administrativas quanto as relacionadas a prontuários ou históricos de pacientes — deve ser levada em consideração na hora de investir em um software de gestão desse ramo.

Ao contar com todos os dados da instituição em uma só solução, a gestão pode incrementar a segurança dessas informações e restringir de forma mais efetiva o seu acesso a pessoas autorizadas, evitando até processos na justiça por quebra do sigilo médico de pacientes, por exemplo.

Funcionamento intuitivo

Qualquer mudança na forma de exercer as suas atividades pode acarretar na resistência dos colaboradores, principalmente os mais antigos ou que estão acostumados a fazer as coisas sempre de um mesmo jeito. Então, na hora de implantar um sistema de gestão, é preciso que todos estejam cientes de que essa mudança é para melhor.

Isso não pode ficar apenas no discurso: ao utilizar a nova ferramenta, os usuários precisam ter real percepção de que estão lidando com algo que, de fato, melhora o seu dia a dia.

Além de planejar a questão dos treinamentos — que são muito importantes para que todos conheçam e aprendem a usar o sistema — é preciso que ele seja fácil de utilizar, e que a navegação seja o mais intuitiva possível. As telas precisam ser claras, disponibilizando facilmente os dashboards com os status das solicitações e todo o workflow dos processos controlados por ela, sem que haja grande trabalho para ficar procurando.

Indicadores de desempenho

Uma estratégia baseada em dados deve chegar acompanhada de um planejamento metodológico dos objetivos que se deseja alcançar com essa implantação. E, para atingi-los, é necessário que sejam criadas metas práticas. Os chamados Key Performance Indicators (KPIs), por exemplo, são indicadores ou métricas definidas para que seja feita a avaliação do desempenho da sua gestão.

Com essa ajuda, além de um sistema de gestão hospitalar, será possível analisar quais estratégias, medidas e decisões adotadas estão dando certo, bem como aquelas que não estão funcionando. Isso viabiliza novos investimentos em projetos que obtiveram êxito, ou a reavaliação das táticas em casos de fracasso.

Além disso, o sistema de gestão ainda deve apresentar, de forma clara e objetiva, quais são os indicadores de desempenho de cada setor do hospital. Afinal, cada área tem seus objetivos específicos, devendo ser avaliada conforme padrões individualizados. Isso permitirá que as situações sejam observadas caso a caso, além de conferir mais senso de responsabilidade a cada colaborador envolvido na melhoria de certos indicadores.

Níveis de personalização

Costumam surgir dois erros muito comuns na produção de relatórios de Business Intelligence (BI): a coleta de dados em excesso ou insuficientes. No primeiro caso, a grande quantidade de informações pode gerar ineficiência, pois dados que não são tão úteis para a instituição têm risco de atrapalhar a rápida visualização dos indicadores cruciais, dificultando as tomadas de decisão.

Mas o contrário também é um grande problema: afinal, colher dados de forma insuficiente leva a muitas decisões errôneas. Situações em que falta um dado muito importante ou em que as informações estão mesmo erradas podem colocar em risco toda a atuação da gestão.

Por isso, é necessário que o sistema de gestão hospitalar leve em conta todos os níveis de personalização (acesso), bem como a forma de apresentação das informações e da própria coleta dos dados — que pode ser feita por patamar hierárquico ou por setor, por exemplo.

Aumento de receitas e redução de custos

Um sistema de gestão hospitalar também pode ser muito interessante para que a instituição consiga melhorar as suas margens de lucro. Isso porque, ao ter mais controle sobre os processos finalísticos e administrativos, o gestor conquista uma visão do todo, sabendo como determinada escolha passa a influenciar em outras áreas. Assim, ele pode escolher aquilo que for mais correto para o hospital em geral, e não apenas para um departamento ou outro.

Além disso, com a obtenção mais assertiva de informações propiciada por um software, as decisões passam a ser baseadas em fatos e dados, deixando de lado a pura intuição e os achismos. Isso garante até uma redução de desperdícios de recursos, otimizando as alavancas de geração de faturamento e eliminando as fontes de gastos desnecessários.

Comunicação fluída

Outro dos pontos que atenção na hora de escolher um sistema é a comunicação. Certamente, um bom software deve permitir que todos tenham acesso, mediante autorização e senhas, a tudo aquilo que lhe for de interesse.

Quando os envolvidos podem conversar e verificar as informações que lhe cabem estando conectados on-line, em um mesmo ambiente, há uma diminuição considerável nos ruídos, o que torna todo o processo mais claro e efetivo. Isso influencia, inclusive, a qualidade dos serviços prestados, uma vez que grande parte dos problemas em atendimentos médicos decorre desses distúrbios de comunicação.

Categorização por setor

Assim como a personalização, a categorização setorial é uma configuração que não pode faltar em um bom sistema de gestão hospitalar. Isso porque cada setor tem seus próprios indicadores, métricas, siglas, cálculos, dentre outras informações específicas, que não precisam ser compartilhadas com diferentes equipes.

Dados como o faturamento do hospital, por exemplo, não precisam ser de conhecimento dos colaboradores da farmácia, assim como não há necessidade de que os prontuários médicos sigilosos sejam acessados pelo ramo administrativo. Por isso, é muito importante buscar uma solução que atenda a todas as áreas de sua unidade de saúde de modo eficaz e segmentado, de acordo com suas próprias necessidades.

Além disso, para que seja possível usufruir de todas as vantagens que um software de gestão hospitalar pode gerar, é importante delimitar alguém — seja um membro da sua equipe, seja alguém contratado exclusivamente — para fazer as adequações necessárias no sistema, garantindo que tudo fique dentro dos padrões necessários. Assim, você terá um software adaptado à sua realidade, contribuindo efetivamente para a otimização dos seus processos e para a assertividade das suas ações.

Lembre-se de que a gestão correta desses dados garante mais satisfação no atendimento aos seus pacientes, além da eficiência na gestão da sua unidade de saúde e outros vários benefícios que só a automatização pode proporcionar.

Garantia da excelência do fornecedor

Para finalizar, algo essencial para obter sucesso na sua gestão é fazer a escolha de um software que ofereça qualidade e confiabilidade. É imprescindível buscar referências e contar com um parceiro que consiga, comprovadamente, ajudar na resolução de seus problemas. Então, pesquise bastante sobre as opções e considere aquelas que oferecem uma solução mais completa para as suas necessidades.

Se a demanda da sua instituição estiver relacionada ao processo de agendamento de cirurgias, não deixe de conhecer a Intelectah! A nossa plataforma Neoh tem todos os requisitos para atender as suas demandas, deixando o processo de solicitação e marcação de procedimentos cirúrgicos mais ágeis e transparentes.

No nosso sistema de gestão hospitalar, que é voltado a essa finalidade, você poderá encontrar uma solução que tornará a sua unidade de saúde mais lucrativa ao mesmo tempo em que aumenta os níveis de satisfação de todos os envolvidos, principalmente os pacientes. Entre em contato conosco!

Powered by Rock Convert
Powered by Rock Convert