É comum vermos que alguns profissionais responsáveis pelo gerenciamento dos recursos em hospitais ainda têm dificuldades para otimizar os prazos de autorização de cirurgias. São, geralmente, grandes tempos de espera que influenciam diretamente na vida dos pacientes e que prejudicam a relação entre eles e as instituições.

Há a possibilidade de eventuais agravamentos dos quadros, que podem acontecer em virtude da diferença entre a sinalização da necessidade de uma intervenção cirúrgica e seu acontecimento de fato.

E também, caso o paciente precise esperar sem saber ao certo quando conseguirá ser operado, tem-se uma situação de incertezas e desconfianças. É normal que ele julgue que a culpa é do hospital por fazê-lo aguardar.

Você passa por esse tipo de problema? Veja neste artigo algumas ações eficientes para conseguir a redução desses períodos.

Por que reduzir o tempo de autorização de uma cirurgia?

Quando um médico chega à conclusão de que determinado paciente precisará passar por uma cirurgia, inicia-se um processo burocrático de autorização para o procedimento junto às operadoras de planos de saúde. Isso se faz necessário para que as cirurgias não sejam banalizadas e para que os custos dos planos não aumentem muito.

Então, uma série de documentos precisa ser gerada, protocolos devem ser preenchidos e atestados têm que ser validados por médicos e outros envolvidos. Há todo um trâmite de informações entre hospital e convênios de saúde, com uma série de demandas e dificuldades ao longo do processo.

E, é claro, isso leva tempo. Muitas vezes, até mais tempo do que seria recomendado, em vista da necessidade do paciente ter que passar por aquela cirurgia. Esses períodos, além de serem ruins para a saúde daqueles que precisam ser operados, também geram desgastes e fazem com que as pessoas criem uma má impressão não só em relação à operadora, mas também do hospital.

É difícil para o paciente compreender toda essa burocracia, então é recomendado trabalhar para melhorar seu grau de satisfação. Hoje, há opções tanto em termos de planos de saúde como em relação aos hospitais, mas é preciso observar o contexto com uma lógica de mercado.

Por esses motivos, é fundamental que os gestores responsáveis trabalhem no intuito de reduzir esses prazos. Isso precisa ser tratado como meta, em um esforço contínuo para buscar sempre a diminuição.

Além de influenciar positivamente na satisfação dos pacientes, com prazos menores, o hospital ganha uma maior capacidade de aumentar a eficiência na utilização dos recursos disponíveis, otimizando a utilização dos leitos e diminuindo ociosidades.

Como é o processo de autorização junto ao convênio?

Os procedimentos cirúrgicos são classificados em três tipos: eletivos, urgentes e de emergência. Cirurgias eletivas podem ser feitas em um prazo de até um ano a partir da identificação da necessidade, sem prejuízo à saúde do paciente. As urgentes são aquelas em que há risco de morte caso não aconteça dentro de um intervalo, normalmente de até um dia. E, no caso de emergência, o prazo é muito curto, no máximo de 6 horas.

Essa classificação, que é sinalizada pelo médico e validada ou não pelo plano de saúde, é fundamental para a definição em respeito à possibilidade de o paciente poder esperar um prazo maior ou menor para a operação. Por isso, a importância de um diagnóstico correto e de uma forma de trabalhar melhor essas informações. Há instituições inclusive investindo em Inteligência Artificial (IA) para melhorar seus processos nesse sentido.

No caso de cirurgias eletivas, não há risco eminente para a saúde da pessoa. Então, a operadora pode colocá-lo em uma fila, fazendo com que, a depender da quantidade de demandas, o procedimento demore dias ou mesmo semanas. Cirurgias desse tipo são os principais focos de análise quando falamos em redução de prazos. Imagine conseguir trabalhar para viabilizar os procedimentos em um mês, em vez de seis meses ou mais?

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Quando falamos de urgência, pode ser que ocorra alguma confusão. Como vimos, cirurgias classificadas como urgentes precisam acontecer dentro de um período de 24 horas. Ou seja, há certo risco para o paciente. Mas, em muitos casos, as operadoras dificultam o processo, pedindo confirmações para enquadrar o procedimento nessa categoria.

Já em situações de emergência, não há possibilidade de espera. Caso o paciente não passe pelo procedimento de imediato, ele poderá perder a vida. Há todo um protocolo posterior para justificar a ocorrência desse tipo de procedimento, visto que não há tempo hábil para que ele seja previamente autorizado.

As autorizações de cirurgias são dadas pelos convênios no intuito de garantir que há anuência para que o paciente se submeta ao procedimento médico sugerido e que todos os custos envolvidos no processo fiquem sobre responsabilidade das operadoras. Quando o hospital faz o procedimento sem as autorizações, inúmeros problemas podem acontecer no sentido de reaver esses valores gastos.

Cada convênio de saúde pode ter suas próprias regras e disposições, desde que dentro dos limites estabelecidos pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS). Essas condições precisam ser muito bem entendidas pelos gestores no momento em que são estabelecidos os contratos.

O que fazer para otimizar o tempo?

A fim de conseguir prazos menores para que as cirurgias, especialmente as eletivas, sejam autorizadas junto aos planos de saúde, você pode adotar algumas estratégias. Uma das mais importantes é fazer um levantamento de todas as informações e documentos exigidos pelas operadoras e incorporar na rotina de seus funcionários o correto preenchimento e armazenagem desses dados, assim eles estarão sempre disponíveis quando forem requeridos.

Entre esses documentos, estão a guia de solicitação de internações e OPMEs, os protocolos assinados e carimbados pelo médico, laudos anteriores, termos de responsabilidade etc.

Os atrasos podem acontecer por inúmeras razões, entre elas:

  • problemas com o formato dos pedidos: pedidos feitos via telefone sem os documentos, pedidos via e-mail sem barreiras inteligentes;
  • pendências na documentação: falta de informações sobre o paciente, ausência de justificativas médicas e exames complementares, guias de solicitação de internação e OPME incorretas;
  • contratempos nas etapas que antecedem a autorização e são inerentemente burocráticas: tempo de revisão técnica, demora do pedido de cotação das OPMEs e negociação com fornecedores.

Podemos observar também um excesso de retrabalho, pois há a necessidade de digitar os dados de pedidos nos sites de operadoras, um por um. Além disso, há divergências de políticas comerciais dentre os planos de saúde, o que pode dificultar ainda mais o processo. Sem falar em algumas solicitações médicas e OPMEs que, por vezes, estão fora do rol de prestação de serviço das operadoras e requerem intervenção judicial.

Nesse sentido, a utilização de softwares pode ajudar, e muito, no processo. A tecnologia está transformando diversos setores e não é diferente na área da saúde. Os avanços observados ao longo dos últimos anos têm contribuído bastante para que os hospitais possam focar naquilo em que são especialistas: cuidar das pessoas.

Essas ferramentas simplificam a administração das informações, pois centralizam os dados e facilitam o trabalho do médico e dos demais funcionários envolvidos quando precisam fazer o levantamento dos protocolos exigidos.

Por meio de solicitações feitas em formulários informatizados, preenchimento inteligente com barreiras que exigem documentos para prosseguir, alertas para resolução de pendências e integração automatizada junto a fornecedores e operadoras, o processo torna-se muito mais fácil de ser realizado.

Ou seja, por todos esses motivos, trabalhar para reduzir o tempo de autorização de cada cirurgia é algo que pode trazer retornos significativos. Esse precisa ser um objetivo constante das instituições, pois além dos ganhos junto aos pacientes, também traz vantagens em relação à produtividade e melhora a utilização dos recursos.

Essas informações foram importantes para você? Caso tenha gostado, veja também como otimizar os recursos e salas de cirurgia do hospital.

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