Como diretor de hospital, você já se viu em uma situação na qual não soube mais que estratégia adotar para otimizar seus recursos e suas salas de cirurgia, não é mesmo? Os processos manuais estavam gerando muitos erros, o número de cancelamentos só aumentava, os espaços ficaram ociosos e você viu a rentabilidade diminuindo consideravelmente.

Mas uma solução de pré-agendamento on-line pode ser o que você precisa para virar o jogo. Essa alternativa é facilmente introduzida em um estabelecimento de saúde e traz inúmeras vantagens. A seguir, vamos abordar algumas delas. Confira!

Como implantar um sistema de pré-agendamento web?

Ao adotar uma plataforma de pré-agendamento, você poderá transformar o processo de solicitação de cirurgias. Com esse tipo de software, é possível automatizar todo o trabalho, desde o pedido do médico até o processamento do hospital e a interação com a operadora.

Dessa forma, é proporcionada uma experiência única para todos os envolvidos, 100% conectada. Trata-se de um ótimo modo de facilitar a rotina de trabalho, pois o gerenciamento é continuamente aprimorado — da disponibilidade de salas e leitos às agendas dos médicos e das equipes.

Cuidados necessários na migração

Migrar de seus atuais processos manuais para um sistema on-line requer um bom trabalho de planejamento, para evitar que eventuais problemas aconteçam na fase de transição. Por isso, é importante fazer um levantamento prévio das reais necessidades, contando com a colaboração de todos aqueles que serão afetados pelo novo programa.

Também é fundamental analisar e selecionar, entre as bases de dados que você já tem, quais são aqueles imprescindíveis para que a plataforma funcione com maior qualidade. Durante a implantação, haverá uma etapa em que essas informações serão inseridas no sistema e, por isso, um bom filtro pode influenciar positivamente no trabalho.

Outro ponto crucial é o treinamento de toda a equipe (em especial, daquelas pessoas que vão atuar mais diretamente no sistema). Além dos responsáveis pelos pré-agendamentos, você deve se preocupar com a capacitação do time administrativo que pode tirar dúvidas e resolver problemas no dia a dia.

Quais são os principais benefícios do recurso?

Estamos cada vez mais acostumados ao mundo digital. Atualmente, temos acesso a quase tudo via web, mas, ainda assim, o uso de papéis ou planilhas eletrônicas é muito comum em determinadas atividades. Quando isso acontece, observamos perdas de tempo e erros em número excessivo. No segmento hospitalar, a solução de pré-agendamento já é uma realidade que acompanha tal evolução. Abaixo, veja algumas das vantagens de implantá-la.

Rapidez

Sabemos que a rotina de um hospital é atribulada. Nem sempre os médicos e a equipe têm tempo sobrando para preencher formulários ou mesmo verificar seus horários disponíveis na agenda. Qualquer minuto que se perde com atividades burocráticas é muito. Com uma plataforma on-line, porém, é possível ter todas as informações necessárias disponíveis em um mesmo ambiente, o que aumenta a agilidade do trabalho.

Acesso às informações on-line

Como o sistema é on-line, basta ter qualquer computador conectado à internet à mão para acessá-lo. Isso permite uma grande maleabilidade, pois as informações deixam de ficar concentradas em arquivos ou nas gavetas dos consultórios. 

Dessa forma, você elimina o risco de perda de formulários e outros documentos, fazendo com que tudo de que precisa esteja a poucos cliques do seu alcance. Por meio de um sistema desse tipo, tudo o que for pertinente ao agendamento pode ser feito on-line, facilitando para todos os envolvidos.

Registro histórico

Todas as informações do paciente ficam registradas no sistema. Assim, torna-se simples pesquisar e disponibilizar tudo o que for pertinente à cirurgia. Os dados sobre os pacientes são estratégicos e podem, inclusive, ser analisados por pessoas especializadas no hospital.

Os médicos realizam diversas cirurgias de pacientes que têm o mesmo perfil. Com os dados no sistema, o hospital pode fazer um tratamento estatístico desses números, a fim de melhorar seu atendimento.

Também é possível utilizar OPME, caixas cirúrgicas, equipamentos e os códigos tuss, que tornam o processo muito mais ágil. Para tanto, basta acessar o histórico do site e buscar pelo registro de um paciente com situação similar. Por meio dessas informações, a tomada de decisão se torna mais eficiente, ajudando no direcionamento da melhor aplicação dos recursos e nos investimentos futuros que o hospital vier a fazer.

Envio de notificações

O sistema pode ser configurado para enviar lembretes a todos aqueles que estiverem relacionados a uma cirurgia conforme as configurações que você definir. Isso é muito útil, uma vez que os médicos e pacientes passam a acompanhar o status das autorizações da cirurgia de forma eletrônica.

Eles também vão perceber se aquela cirurgia está evoluindo de fase dentro do hospital — se a solicitação já foi enviada para a operadora, se a operadora deu retorno ou mesmo se o procedimento foi autorizado, por exemplo.

As notificações também são úteis para confirmar a data, a hora da cirurgia e o local onde ele deverá se apresentar. Isso diminui bastante a possibilidade de ausência de algum dos envolvidos. Sabemos que as perdas quando faltas do tipo acontecem são consideráveis, principalmente quanto aos custos de mobilização.

Os alertas podem, inclusive, ser enviados por e-mail e SMS. Esse detalhe torna o processo ainda mais democrático e acessível, independentemente do perfil dos pacientes. 

Atendimento otimizado aos pacientes

Utilizando um sistema de pré-agendamento, você consegue melhorar bastante a taxa de ocupação e identificar possíveis ociosidades — sem falar na economia de tempo já abordada, pela simplificação da atividade de agendamento em si. É possível agilizar a inserção do paciente no hospital, pois todos os seus dados já estão cadastrados no sistema. 

Todos os dias, chegam muitos pacientes ao hospital para as cirurgias, sendo necessário cadastrá-los e direcioná-los ao leito, além de outras burocracias. Normalmente, cada processo desses leva mais de 20 minutos.

Não seria mais simples fazer apenas a leitura de um QR Code previamente disponível, que contivesse todas as informações do sistema de gestão hospitalar? Se o tempo é otimizado, torna-se possível direcionar melhor os recursos e, assim, promover um atendimento ainda mais eficiente e personalizado aos pacientes.

Como escolher uma plataforma?

Todos os benefícios de um software de pré-agendamento web só são observados caso você o integre com o sistema de gestão utilizado por seu hospital. Nem todas as opções disponíveis no mercado oferecem essa condição. Se os ganhos são enormes quando se faz a integração, do contrário, quando isso não é possível, a ferramenta pode se transformar até em um problema.

Então, esse é um dos principais critérios que deve ser utilizado. É importante buscar um programa flexível e que funcione utilizando a mesma base de dados. Dessa forma, você vai conseguir aproveitar melhor os recursos já existentes e fazer com que o sistema de pré-agendamento se torne um grande diferencial.

E, é claro, também é recomendado considerar os aspectos relacionados ao preço e à facilidade de implantação e utilização do software. Bons sistemas são aqueles que cumprem o prometido, principalmente quando falamos nesses quesitos. A Intelectah disponibiliza uma solução de custo bastante acessível, que tem um excelente grau de integração com os sistemas de gestão hospitalar mais utilizados do mercado. Além disso, é de fácil implantação e o serviço fica todo disponível para acesso na nuvem.

Assistindo ao nosso vídeo, é possível conhecer a jornada do usuário. Certamente, você vai se convencer a migrar de um modelo tradicional para o pré-agendamento.

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