As instituições da área da saúde têm se transformado muito ao longo dos anos, especialmente ao investir em gestão hospitalar. Hoje, inclusive, é possível fazer cursos voltados diretamente para essa área.

Os administradores são cada vez mais profissionais, conseguindo implementar práticas que aumentam a taxa de ocupação, melhoram a eficiência de salas cirúrgicas, reduzem custos e fazem o hospital ser mais lucrativo sem perda de qualidade para os usuários de seus serviços.

Para tanto, é necessário contar com um corpo médico e colaboradores bem treinados, capazes de utilizar os recursos existentes, buscando sempre a excelência no atendimento e preservando as margens operacionais que garantem a perenidade e o sucesso do hospital enquanto negócio.

Neste artigo, veremos diversas práticas de excelência que podem ajudar a utilizar melhor a sua estrutura, incluindo a sala cirúrgica, os profissionais e os insumos disponíveis. Tudo isso visando elevar os níveis de atendimento e as taxas de ocupação, bem como reduzir o tempo de agendamento e os percentuais de erros, mas sem perder de vista as metas de segurança, qualidade e controle de infecções.

Continue a leitura para conferir!

Faça o planejamento de ações e recursos

É possível pensar em um hospital como outra empresa qualquer — com a diferença crucial, é claro, de que nele se lida com vidas humanas. Ainda assim, em termos gerenciais, diversas questões podem ser analisadas de forma análoga.

Uma instituição de saúde também lida com aspectos financeiros e contábeis, de marketing, da gestão de pessoas, de suprimentos, manutenção de equipamentos, dentre outros vários. Justamente por isso, é tão importante ter um bom planejamento. Proprietários e acionistas devem estabelecer a visão de curto, médio e longo prazo do negócio, dando as diretrizes do que será tratado como prioridade e de quais serão os investimentos à disposição.

Já o papel do gestor é interpretar essas orientações e traduzi-las para o dia a dia. Ele deve conhecer toda a estrutura que tem à disposição, mapeando os recursos disponíveis — desde leitos, materiais de uso e consumo em cirurgias até a quantidade de médicos que o hospital possui, incluindo as especialidades e horários de cada um.

Desse modo, o gestor consegue estabelecer um controle efetivo sobre todas as áreas da unidade e decidir sobre a melhor utilização de cada recurso num dado momento, respeitando o bem-estar e a integridade dos pacientes. O conjunto dessas atividades é primordial para que a utilização da sala cirúrgica seja feita da melhor forma, buscando um equilíbrio entre a qualidade dos serviços prestados e a preservação das margens corporativas.

Gerencie sempre com base em métricas

Um ponto importante dentro dessa ideia de planejar as ações é estabelecer indicadores de desempenho para monitorar a operação do dia a dia. Em outras palavras, é preciso conhecer os níveis de consumo de material, o tempo médio empregado em cada tipo de cirurgia e as suas taxas de sucesso. Afinal, só é possível gerenciar aquilo que se mede.

Vejamos alguns exemplos.

Ocupação de leitos

Um indicador muito utilizado nessa gestão hospitalar é a taxa de ocupação de leitos. Ela diz respeito à relação entre o número de pacientes e os leitos que foram utilizados em um determinado período. Cada leito vazio significa que o hospital está deixando de faturar; da mesma forma, se o número de pacientes é superior ao de leitos, com certeza está havendo perda na qualidade do atendimento.

Tempo médio de permanência

Outro item relevante é o tempo médio de permanência dos pacientes na unidade. Esse indicador é recomendado para que o gestor trabalhe na infraestrutura disponível para o atendimento, encontre os racionais relativos aos custos de internação e repense o quadro de especialidades médicas oferecidas. Pode-se pensar, inclusive, no cálculo do tempo por fase — como pré-operatório, CTI, pós-operatório etc.

Rotatividade de leitos

Recomenda-se ainda mensurar a rotatividade de leitos, que indica quantas vezes um determinado leito foi utilizado em certo período.

Esse indicador mostra a eficiência na utilização desse recurso tão importante. Se o giro for baixo, isso pode significar que os pacientes estão demorando muito tempo para se recuperar dos procedimentos — o que pode ter diversas causas, desde a complexidade dos atendimentos realizados até problemas relativos ao pós-operatório.

Indicadores obrigatórios e administrativos

É importante ressaltar que há até indicadores de acompanhamento obrigatório, de responsabilidade da Agência Nacional de Saúde, como a taxa de mortalidade cirúrgica, a implantação de diretrizes e protocolos clínicos e os níveis de conformidade com os padrões de cirurgia segura.

É claro que, além desses indicadores específicos da área médica, que estão diretamente ligados aos procedimentos, cabe também ao gestor hospitalar acompanhar métricas administrativas — como faturamento, custos e despesas, inadimplência, níveis de estoques de insumos, entre outros.

Lance mão de uma gestão sistêmica

Basicamente, a gestão sistêmica busca integrar todas as áreas do negócio, desde o mais baixo nível operacional até a alta direção. Por meio dessa abordagem é possível assegurar a qualidade e o controle de custos, uma vez que há a visão de como determinado fator interfere em outro.

Para que isso seja feito de forma efetiva, contudo, é muito importante buscar a informatização dos processos por meio de soluções de software que permitam agilidade e disponibilidade de informações.

Gerenciar uma unidade com tantas características específicas, como um hospital, utilizando planilhas e formulários pode ser algo muito moroso e ineficaz. Quanto maior for a disponibilidade e confiabilidade das informações, mais facilitado será o trabalho do gestor, que poderá focar no que realmente traz resultados.

Outro ponto fundamental dentro da lógica da gestão sistêmica é a organização. Como a metodologia depende da integração entre as diversas partes que compõem o conjunto, não será produtivo se cada área adotar os próprios padrões e modos de agir. Esses processos precisam ser padronizados, e a compreensão deve ser simples, mesmo para quem não está diretamente envolvido.

Pense, por exemplo, na quantidade de setores e profissionais que estão correlacionados, ainda que indiretamente, aos procedimentos que acontecem em uma sala cirúrgica. Pouco adianta contar com os melhores médicos se os gestores administrativos não conseguirem estabelecer cronogramas de atendimento que tornem essa força de trabalho mais eficaz.

O agendamento de cirurgias

agendamento de cirurgias é uma dessas atividades que estão associadas à gestão dos espaços cirúrgicos. Ele pode ser feito via plataforma, desde o pedido do médico até o processamento do hospital e a interação com a operadora, proporcionando uma experiência única para todos os atores envolvidos no processo.

Quando as cirurgias são marcadas utilizando um sistema, todos esses agentes que tem interfaces com os procedimentos podem ficar cientes de maneira bem simples, o que facilita muito o planejamento das ações necessárias para que tudo aconteça com sucesso, evitando perdas de tempo e de recursos.

Adote salas cirúrgicas híbridas e integradas

O conceito de sala cirúrgica híbrida vem sendo implementado aos poucos na área hospitalar, mas já constitui uma realidade principalmente nos Estados Unidos. Ela consiste, basicamente, em ambientes caracterizados pela integração entre os leitos cirúrgicos em si e os equipamentos utilizados para gerar imagens, bem como à iluminação inteligente.

Com isso, é possível que todas as tecnologias se encontrem disponíveis em um mesmo espaço, melhorando as taxas de sucesso de cirurgias complicadas, como as neurológicas, cardíacas ou as de coluna.

Esse tipo de recurso também permite que todo o procedimento seja assistido, em tempo real, por profissionais de qualquer lugar do mundo, utilizando equipamentos de videoconferência. Dessa forma, pode-se contar com o apoio dos melhores profissionais em termos de instrução, democratizando o acesso e reduzindo os custos envolvidos.

As salas híbridas e integradas ainda facilitam o processo para realizar operações menos invasivas e mais precisas. Com isso, há uma significativa melhoria na satisfação dos pacientes, visto que os pós-operatórios são mais tranquilos, com menos chances de infecção e uma recuperação acelerada.

Aprenda a lidar corretamente com as pessoas

Um bom gestor é aquele que, normalmente, consegue resolver todos os problemas que surgem. Um gestor excelente, no entanto, é aquele que capacita a sua equipe, coloca cada colaborador no lugar certo e consegue que os problemas sejam solucionados pelas equipes, apenas dando-lhes um direcionamento.

Nesse sentido, identifique os potenciais, treine os seus times e aprenda a desapegar das atividades, principalmente daquelas que agregam menos valor ou que são menos relevantes para o funcionamento do hospital. O ideal é que você oriente e ajude pontualmente, acompanhando o decorrer das ações e interferindo apenas nos casos em que for extremamente necessário.

A função do gestor é se antecipar aos problemas — por isso é que a etapa de planejamento é tão importante. Ademais, você deve estar disponível para discutir pontos de interesse da alta direção e construir projetos de melhoria constante.

Um bom trabalho junto aos seus recursos humanos pode, sem dúvidas, trazer grandes diferenciais para que o sucesso seja atingido. Lembre-se sempre de que, por mais que sua instituição seja bem estruturada, os profissionais que trabalham no dia a dia são quem promove a assistência e atinge os resultados.

Invista em inteligência artificial

Algumas tecnologias que até pouco tempo pareciam obra apenas de ficção científica agora já fazem parte de muitos contextos de mercado. Na área da saúde, isso não é diferente.

Contamos hoje com diversas aplicações de novos conceitos e técnicas, como o machine learning, o big data e a realidade aumentada. Podemos dizer, com certeza, que eles são o futuro da medicina — e a tendência é que esses recursos se tornem cada vez mais acessíveis à população em geral.

Uma dessas novidades é a inteligência artificial. A presença de equipamentos eletrônicos e robôs que dão suporte aos procedimentos em salas de cirurgia já é bastante intensa em instituições de ponta. Ela aumenta o grau de precisão e permite que os médicos realizem operações extremamente complexas, que até então eram previstas apenas em teoria.

A inteligência artificial também está melhorando a eficiência de salas cirúrgicas na medida em que facilita a tomada de decisão e alivia a pressão sobre os profissionais que estão envolvidos em uma intervenção. Afinal, um médico, por mais bem preparado que seja, ainda é humano. Por isso, a sua capacidade de observação e análise é intrinsecamente limitada.

Com esse tipo de recurso tecnológico, é possível projetar milhares de cenários e agir da maneira mais correta possível. Já existem inclusive equipamentos inteligentes capazes de realizar pequenos procedimentos de forma inteiramente autônoma, com alto grau de confiabilidade.

Padronize os espaços cirúrgicos

Outra estratégia interessante é buscar um padrão na sala cirúrgica. Dessa forma, ela pode ser utilizada sempre que for preciso e atendendo às mais diversas demandas, já que, quando há certo grau de padronização, não há a necessidade de passar longos períodos esperando a liberação de espaços específicos.

Pode ser que você não possa contar com alguns equipamentos de maior valor em todos os espaços, fazendo com que determinada sala seja utilizada preferencialmente a depender da situação. Ainda assim, é uma boa prática tentar manter as salas cirúrgicas similares em relação aos leitos e à parte de instrumentação disponível, permitindo que os médicos possam se deslocar entre elas sem dificuldade.

Enfim, garanta que todas tenham sempre os kits médicos apropriados e estejam limpas e esterilizadas, de modo a estarem sempre aptas a receber novos pacientes sem perda de tempo com a preparação do ambiente.

Como vimos atá qui, existem inúmeras formas de melhorar a gestão hospitalar e otimizar os seus recursos, trazendo ganhos de qualidade, sucesso nos procedimentos e até aumentando a lucratividade do negócio. Cabe ao administrador hospitalar, portanto, capitanear essas atividades — desde o planejamento até a implantação das mudanças. É preciso que esse bom gerenciamento seja mesmo incorporado à cultura, não sendo apenas uma iniciativa isolada.

Pensando especificamente na eficiência da sala cirúrgica, é muito importante investir na profissionalização da gestão. As pessoas devem ser treinadas para lidar com as rotinas sempre da maneira mais satisfatória — e a utilização de sistemas computacionais pode facilitar, e muito, todo esse processo.

Eles darão o suporte necessário, principalmente nas atividades burocráticas, permitindo a liberação de recursos para as atividades que, de fato, agregam valor e se relacionam diretamente ao bem-estar dos pacientes. Recursos que aumentam a capacidade de análise, reduzem a necessidade de envolvimento humano em atividades burocráticas e dão às instituições melhores possibilidades de ter performances mais interessantes no que tange à ocupação dos leitos.

Nesse sentido, a plataforma Neoh, da Intelectah, é uma das principais soluções de mercado para o agendamento inteligente de cirurgias. Ela permite integrar todos os envolvidos — médicos, pacientes e operadoras de planos de saúde —, facilitando o processo de autorização e melhorando a comunicação entre os agentes. Sem dúvida, uma solução que ajuda a alavancar o sucesso na gestão da sala cirúrgica e em todos os processos correlacionados!

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