No mundo corporativo, já estamos inseridos numa realidade em que diversas das atividades da rotina operacional podem ser executadas e controladas por meio de soluções inovadoras. Essa transformação também chegou à área da saúde, através da automação hospitalar.

Com o uso desta tecnologia, além de cortar custos, você pode economizar tempo e diminuir a quantidade de erros, uma vez que há menos interferências humanas nos processos. E ainda há outras vantagens! Quer entender isso melhor? Então, continue a sua leitura para saber mais a respeito da automação em hospitais.

O que é automatizar processos?

Quando falamos em automação, nos referimos basicamente ao uso da tecnologia para executar, monitorar e controlar a entrega de serviços e produtos.

Também conhecida como transformação digital, ela agiliza a forma como rotinas são executadas em um negócio, ao transferir grande parte das tarefas que eram feitas manualmente para lógicas computacionais. Com isso, é possível simplificar processos, aumentar a qualidade, melhorar a prestação de serviços e reduzir custos.

Essa automação é constituída da integração de aplicativos, hardware, software e, eventualmente, de outros dispositivos mecanizados que permitem reestruturar recursos de trabalho em toda a organização.

Amplamente utilizada por toda a indústria, com máquinas que substituem operário, mais recentemente ela pode ser vista também em aeroportos e redes de fast food, nos totens de autoatendimento. Já quanto aos processos intermediários, ela é bastante utilizada em atividades burocráticas, como a apuração de folhas de pagamento ou controle de estoques.

Por que adotar a automação hospitalar?

Podemos dizer que a automação hospitalar é a implantação dessa lógica aos processos de uma instituição que cuida da internação e do tratamento de pacientes.

Para utilizar a automação em um hospital, é fundamental contar com fornecedores de software confiáveis. Também é preciso avaliar quais são as rotinas que serão automatizadas. Afinal, inúmeras tarefas são passíveis de automação — desde o momento em que um paciente dá entrada na instituição até a hora em que é liberado pelos médicos.

Antes, o seu foco estava apenas em atividades-meio, como o controle do gasto de energia elétrica ou a folha de ponto dos funcionários. Hoje, contudo, é possível automatizar até tarefas relacionadas ao core business. Assim, como a quantidade de trabalho manual diminui, os funcionários podem ter mais tempo para se dedicar ao que realmente interessa: cuidar dos pacientes.

A seguir, vamos ver algumas possibilidades.

Sistemas integrados

Ao fazer o planejamento da automação, é preciso levar em consideração quais serão os investimentos que a instituição pretende fazer. Se a implantação ficar limitada às atividades-meio, a utilização de softwares permite que seja necessário apenas o treinamento de colaboradores, e talvez um servidor para rodar o sistema.

Já uma automação mais complexa requer também investimentos físicos, demandando adequação de espaços para equipamentos. Isso tudo deve ser pensando quanto a arquitetura e ergonomia para que o seu funcionamento seja o mais integrado possível, possibilitando a execução da rotina da forma orgânica e intuitiva.

Automação da farmácia e administração de medicamentos

Como é comum que hospitais precisem gerenciar uma grande quantidade de remédios, automatizar o controle dos estoques e a retirada desses itens pode trazer grandes ganhos de eficiência e redução de custos.

Esse é um processo que inclui várias etapas, desde o recebimento e o inventário dos medicamentos — que têm diversas características específicas, como prazos de validade e temperatura de armazenagem — até o horário e a dosagem que deve ser dada aos pacientes. Fazer todo esse controle de forma manual traz uma enorme possibilidade de erros e perdas.

Controle da ocupação

Ao automatizar a administração da ocupação de leitos e outros espaços do hospital, também é possível criar bases de dados para análises estatísticas dos registros históricos, além de obter certos ganhos de curto prazo — como, por exemplo, diminuir gastos com ar-condicionado quando os ambientes não estão cheios ou antecipando cirurgias em caso de vacância.

É importante ressaltar, inclusive, que a automação hospitalar é interessante não apenas para instituição, mas também para os profissionais envolvidos e, especialmente, para os próprios pacientes. A melhoria que ela promove aos processos faz com que tudo se torne mais ágil e eficiente, liberando recursos para que o cuidado médico possa ser privilegiado.

Quais são suas principais vantagens?

As instituições atuantes no segmento da saúde estão investindo cada vez mais para se modernizar e se diferenciar no mercado. Nesse sentido, a automação hospitalar acaba sendo quase uma obrigação para todos os hospitais que pretendem continuar executando serviços de excelência.

Além disso, porém, ainda há outros benefícios envolvidos. Vejamos então os principais deles.

Redução de custos

Independentemente de qual for o setor de atuação da empresa, o objetivo primário de qualquer processo de automação é a redução de custos. Com a automação hospitalar não é diferente.

Ao diminuir a necessidade de trabalhos manuais, a instituição pode redimensionar seu quadro de funcionários, fazendo com que os valores investidos na automação sejam retornados em um breve período — e, a partir daí, tem-se lucro com a operação. Além disso, é possível ter um controle melhor dos gastos, pois é mais fácil identificar eventuais desperdícios e eliminá-los.

Agilidade na identificação de pacientes

Ao dar entrada no hospital para se submeter a um procedimento, é comum que o paciente perca muito tempo com atividades de cadastro, pois deve-se preencher protocolos e procurar fichas antigas. Pois a automação resolve esse problema.

Uma vez que o paciente já está no sistema, todo o registro do seu histórico é armazenado de forma integrada, com um cadastro virtual. Com isso, além de seus dados pessoais, também são reunidos análises, prontuários e quaisquer outras informações pertinentes.

Sem dúvida, isso é muito mais simples do que ter de procurar pastas em arquivos físicos — que é a forma como muitos hospitais ainda fazem.

Gestão de materiais e medicamentos

Toda instituição hospitalar utiliza um número muito grande de materiais, que passam por produtos para limpeza e esterilização, roupas de banho e hotelaria, remédios, equipamentos utilizados pelos médicos e enfermeiro. Enfim, a rotina de almoxarifado é bem complexa. Mas, com a automação, pode ser simplificada.

Cada item ganha um número de registro, que permite um controle de seus estoques via sistema. Assim, o gestor consegue trabalhar de forma inteligente. É possível, por exemplo, saber quais itens devem ser comprados com mais frequência, ou o que pode ser adquirido em maiores quantidades, aproveitando descontos. Para otimizar isso, é importante dedicar um tempo ao planejamento do inventário, além de ajustar o sistema para reconhecer os códigos de cada produto.

De fato, essa é uma atividade que demanda certo período de adaptação. Porém, uma vez implantada, gera muitos frutos positivos à instituição, que deixa de gastar errado e desperdiçar recursos com materiais ou medicamentos que se perdem. E isso tem um impacto direto na lucratividade do hospital.

Facilidade no agendamento de cirurgias

Sistemas automatizados permitem que se faça o pré-agendamento de cirurgias de forma bastante simplificada, o que diminui a necessidade do envolvimento de funcionários administrativos no processo. O próprio médico pode fazer as solicitações e os demais interessados, seja o paciente, seja a operadora de plano de saúde, já podem acessar as informações de forma clara e ágil.

Nutrição dos pacientes

Uma das funções mais importantes de um hospital está relacionada à nutrição dos seus pacientes, essencial para que eles consigam se recuperar bem. Então, há de se ter todo um cuidado com a dieta.

Por meio da automação, é possível estabelecer controlar como as refeições estão sendo administradas. Isso envolve checar se elas estão sendo dadas nos horários corretos, por exemplo, se atendem aos requisitos nutricionais — levando em conta as calorias que o paciente deve ingerir — ou ainda outros aspectos, como eventuais alergias e intolerâncias.

Melhoria da estrutura

Ao investir em automação, é preciso fazer as adequações físicas do espaço, o que acaba trazendo também um ganho estrutural. Além disso, algumas tecnologias, como pulseiras e códigos de barra, permitem que o fluxo de pessoas e de materiais seja repensando, o que consequentemente pode resultar em ambientes mais agradáveis e com menos obstáculos para a circulação e a gestão de itens.

Maior segurança da informação

Um dos pilares de qualquer processo automatizado é a garantia da segurança dos dados. Isso porque, quando estão armazenados em um sistema, eles podem ser salvos simultaneamente em diversos locais — como o HD do computador em que o software está instalado, ou mesmo na nuvem, caso o seu fornecedor ofereça essa solução. Certamente, uma opção muito mais segura do que usar arquivos físicos e documentos em papel, que estão sujeitos à ação do tempo.

Aumento da produtividade da equipe

Por tudo o que vimos aqui, a automação hospitalar faz com que a instituição consiga otimizar a utilização de seus recursos. Ou seja, ela contribui decisivamente para que sua produtividade aumente. Isso porque, com a adoção de tecnologias, é possível fazer mais com menos ou atingir resultados similares em menos tempo ou com menos gastos.

Sabemos que a disponibilidade de mão-de-obra é sempre um gargalo em qualquer indústria, inclusive na área da saúde. Então, quando você consegue gerenciar melhor seus profissionais, fazendo com que passem mais tempo dedicados aos cuidados médicos — seja diretamente, seja nas atividades de suporte — com certeza será possível observar que o volume de ações realizadas será maior, sem prejuízos à qualidade dos atendimentos.

Possibilidade de criação de métricas

Gerenciar é atingir resultados, aproveitando as competências de cada membro do time e valorizando a estrutura disponível, em termos de equipamentos e espaços físicos. Em um hospital isso é especialmente crítico, já que, em última análise, seus objetivos sempre se relacionam diretamente à saúde integral dos pacientes.

Para melhorar continuamente, portanto, é preciso estabelecer uma lógica de mensuração dos processos que compõem o dia a dia da instituição. Precisamos medir o que estamos fazendo para saber se conseguimos atingir os níveis de serviço projetados, além de identificar oportunidades de melhoria.

Há uma infinidade de indicadores que podem ser estabelecidos nesse sentido, desde a avaliação do tempo médio gasto para que uma pessoa receba o primeiro atendimento, dependendo da classificação, passando pela quantidade de dias de internação até questões mais operacionais, como métricas financeiras ou da área de suprimentos. Sem investir na automação hospitalar, tudo isso pode se tornar inviável.

De fato, é muito difícil fazer essas apurações sem contar com um sistema para administrar as bases de dados e coletar as informações de interesse. Sem falar que o gerenciamento disso por meio de planilhas e outras formas de apontamento, além de demandar a dedicação de profissionais apenas para dar suporte ao cálculo, ainda aumenta bastante as possibilidades de erro.

Maior satisfação dos pacientes

Algumas pessoas podem pensar que a automação hospitalar tornaria os atendimentos mais impessoais, talvez por imaginar que as máquinas substituiriam os profissionais. Na verdade, o efeito é justamente o contrário.

Ao retirar de médicos, enfermeiros e técnicos a responsabilidade pela execução de diversas rotinas burocráticas, o investimento em sistemas computacionais garante a eles uma capacidade maior para interagir diretamente com os pacientes.

Além da questão do tempo liberado pelas tarefas que passam a ser realizadas automaticamente, esses inovações permitem a disponibilização de dados que são muito importantes na avaliação de cada paciente. Por outro lado, as estatísticas das bases gerais possibilitam que o hospital se prepare melhor ao compreender tendências populacionais.

Em suma, automação possibilita um melhor entendimento do todo, mas também no nível do indivíduo. E isso, com certeza, influencia positivamente a percepção de cada pessoa que é atendida no seu hospital.

Como escolher parceiros para a automação?

Como vimos, a automação hospitalar traz inúmeros benefícios para a instituição. Esse é um investimento que retorna em um prazo curto e melhora diversas rotinas que fazem parte do dia a dia e um hospital. Você certamente ganha tempo, economiza recursos e pode focar no que é o principal objetivo de um hospital, que é cuidar das pessoas.

Para escolher bem o seu fornecedor, conheça as opções do mercado e procure referências. Avalie também as suas necessidades particulares e busque soluções que entreguem um bom custo-benefício.

A Intelectah, por exemplo, é uma empresa que otimiza o seu processo de solicitação de cirurgias, automatizando desde o pedido do médico até o processamento do hospital. Assim, proporciona uma experiência única para todos os atores envolvidos no processo.

Gostou do nosso artigo? Então, quando pensar em automação hospitalar, lembre-se da Intelectah! Fale agora mesmo com um de nossos consultores e descubra como podemos ajudar a melhorar o processo de agendamento do seu centro cirúrgico.

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