Plataforma Neoh Cirurgia descomplica o fluxo de agendamento cirúrgico da Santa Casa de Santos

Antes da Plataforma Neoh Cirurgia, a Santa Casa de Santos carecia de uma solução de agendamento e autorização de cirurgias que permitisse a sistematização dos pedidos e das documentações, assim como, melhorasse a comunicação entre as equipes.

As solicitações de cirurgias eram realizadas em papel e as entregas das documentações aconteciam pelas seguintes formas: presencialmente, e-mail, telefone e pelo WhatsApp.

Havia necessidade de uma solução que atendesse o grande volume de procedimentos, que gira em torno de 4 mil cirurgias ao mês. A gestão precisava de mais controle, uma vez que os pedidos eram feitos de forma manual e resultava no atraso da entrada do processo.

Na rotina dos médicos também era possível identificar alguns gargalos. Comumente, o corpo clínico esquecia de inserir dados essenciais para o atendimento dos seus pedidos.

O fato é que o trabalho manual proporcionava um cenário de vulnerabilidade na central de agendamento de cirurgias. O hospital acabava a jornada diária com informações fragmentadas e enfrentava uma dinâmica de trabalho que demandava repetitiva inserção de dados em diferentes setores. Muito retrabalho que gerava perda de tempo.

Além disso, a comunicação entre os setores não era centralizada, o que impedia ser mais fluída e sem ruídos. A necessidade de que todos os pedidos fossem gerenciados de forma 100% digital era urgente.

 

Solução

Com o objetivo de garantir a sistematização do processo do registro da solicitação e da documentação necessária para realizar o pedido de cirurgia, foi implantada a plataforma Neoh Cirurgia.

A solução de agendamento de cirurgias da Intelectah, que funciona de forma integrada ao principal sistema de gestão do hospital, vem transformando a rotina da equipe de agendamento, OPME, compras, farmácia e de autorização da Santa Casa de Santos.

O retrabalho foi reduzido e o processo tornou-se mais simples, rápido e transparente para todos os envolvidos.

Os médicos que já utilizaram a plataforma passaram a ter uma experiência diferenciada, ao acompanhar todo o fluxo do pedido a autorização (em tempo real), sem necessidade de fazer ligação, envio de e-mail ou mensagem.

Santa Casa de Santos: modernidade e história

A Santa Casa de Santos é uma instituição filantrópica fundamental para o cenário de assistência à saúde. Inaugurado em 1543, o primeiro hospital do Brasil, é considerando o maior da Região Metropolitana da Baixada Santista.

A instituição une história e modernidade. Está bem à frente do tempo em inovação e excelência no atendimento. Não é à toa que foi reconhecida pelo 2º ano consecutivo como melhor hospital da região, segundo a revista americana Newsweek.

Como instituição filantrópica assistencial médico e hospitalar, recebe pacientes do Sistema Único de Saúde (SUS), de plano de saúde e do sistema privado. Conta com 700 leitos, 200 cirurgiões, 25 salas cirúrgicas e realizam em torno de 4.000 cirurgias ao mês.  

Enquanto a assistência à saúde e, também, o importante trabalho de promoção ao ensino e a pesquisa evoluem com eficiência, novos projetos vão nascendo. Um deles refere-se à ampliação dos setores de raio-x, oncologia, braquiterapia, enfermarias de oncologia e queimados destinados aos pacientes SUS.

Uma solução sob medida para um hospital centenário

O desafio de centralizar todas as áreas em um só sistema para gerenciar os pedidos e as autorizações de cirurgias evidenciou a necessidade de investir em uma tecnologia customizável e que fosse capaz de proporcionar dinamismo, transparência e fluidez ao processo, que consiste em aprimorar a gestão dos pedidos e até mesmo melhorar a comunicação entre os setores envolvidos.

Em setembro de 2021, com grande necessidade de ter uma ferramenta capaz de resolver os problemas do centro cirúrgico, a instituição adotou o Neoh Cirurgia para dar o primeiro passo para centralização e organização entre as equipes das áreas.

Foi quando na Santa Casa de Santos iniciou-se a jornada de sucesso da plataforma de agendamento e autorização de cirurgia da Intelectah, utilizada por mais de 50 hospitais.

 Implantação

A estratégia de implantação foi desenvolvida em duas etapas: registrar todas as cirurgias envolvendo toda a equipe interna e, gradualmente, convidar as equipes médicas a aderirem ao uso da plataforma.

Na primeira fase, toda equipe de agendamento foi treinada. E logo em seguida, toda parte interna de auditoria SUS, responsável pela conferência dos documentos e materiais para que o procedimento dê certo, foi treinada para uso da solução.

Em seguida, o setor de guias, OPME, faturamento, compras e farmácia receberam todas as instruções do método de registro de pedidos e agendamento.

Ao dominar as funcionalidades essenciais, nessa fase, o primeiro grupo tornou-se multiplicador de conhecimento e, de imediato, percebeu o primeiro ganho, a centralização do fluxo de trabalho das áreas em um só sistema.

  • Lista de trabalho: Com este recurso o hospital configura, divide e organiza os pedidos por perfil de usuário e as tarefas que executa tais como agendamento, autorizações e cotações.

“Estamos colhendo bons frutos desse trabalho. A plataforma da Intelectah está atendendo tudo super bem. Hoje temos o histórico de tudo que acontece. Sabemos a hora que chegou o pedido, a hora que foi incluído no sistema, a hora que foi pra auditoria e compras.”    César Meneguini, Gerente de TI.

A segunda etapa do processo consiste em treinar médicos por especialidade. Ortopedia, setor que demanda grande volume de cirurgias, está sendo a primeira a entrar no fluxo com o uso ferramenta. A estratégia deve seguir com o setor de oncologia e, logo em seguida, será a vez de capacitar todas as equipes e o corpo clínico do ambulatório interno SUS e convênio.

Apesar de somente um pequeno percentual do corpo clínico ter sido treinada para registrar os pedidos na plataforma, em pouco meses já chegou à marca 12,5% dos pedidos médicos.

Após a implantação do Neoh Cirurgia, a Santa Casa de Santos vem apresentando eficiência nas áreas e processos. Vem proporcionando uma experiência de autonomia, transparência, produtividade e segurança.

O engajamento dos usuários está evoluindo rápido. Mais de 50% dos pedidos de cirurgias já chegam na central de agendamento através da plataforma Neoh Cirurgia e a praticidade e a eficiência já tem feito parte da rotina de todos os envolvidos no processo.

A personalização de formulários e as regras de validação, foram customizações demandadas no projeto que vem contribuindo para o sucesso do agendamento de cirurgias Santa Casa de Santos, como a lista de trabalho.

Lista de trabalho: com este recurso o hospital configura, divide e organiza os pedidos por perfil de usuário e as tarefas que executa tais como agendamento, autorizações e cotações.

Todo esse envolvimento vem proporcionado mais fluidez e transparência na operação. E a meta segue em toda equipe que vem sendo capacitada, a fim de que a instituição seja beneficiada com os recursos que a plataforma da Intelectah dispõe.

 

Resultados Alcançados

Com a implantação, os processos das equipes de agendamento e demais áreas foram padronizados, permitindo a gestão dos pedidos de cirurgias.

“A plataforma de agendamento de cirurgias Neoh Cirurgia é bem completa e tem uma interface amigável. A solução vem possibilitando gerenciar toda entrada do processo de forma segura.” Eduardo Pimentel, chefe administrativo e responsável pelo agendamento cirúrgico.

Entre os benefícios relatados pelos primeiros usuários refere-se a gestão eficiente do processo.  Com a ferramenta está sendo possível controlar da disponibilidade de vagas, ter conhecimento do tempo médio do pedido e monitorar a checagem das áreas, em tempo real, por meio do bate-mapa.

A melhora da performance também foi percebida com o acesso dos indicadores para controle da gestão. Todas as informações necessárias para tomar decisões são encontradas no Neoh Cirurgia.

Outro atributo do Neoh destacado pela equipe é a fluidez na comunicação entre as áreas. A comunicação dos atendentes com médico por meio do recurso do chat on-line, assim que como a comunicação entre as demais áreas por meio das notificações inteligentes.

Case produzido em junho de 2022