A transformação digital está em todo lugar: compras de passagens aéreas, check-in on-line, lojas virtuais, reservas de hotéis, compras de refeições, viagens de taxi, relacionamento com operadoras de telefonia.

Hoje tudo está se transformando em digital e no mundo Unimed, isso não é diferente.

A cultura de digitalização no Sistema vem se intensificando ano a ano, através do lançamento de serviços aos beneficiários e cooperados, através de portais e apps. Atualmente, é possível fazer praticamente tudo através destas plataformas.

Na rede própria, ou seja, hospitais, laboratórios, centros de diagnóstico e consultórios, praticamente tudo está digitalizado, desde as autorizações ao registro eletrônico do paciente.

Porém, um capítulo muito importante, mas difícil, ficou para trás e passou a ganhar relevância no plano estratégico das Unimeds: o agendamento cirúrgico.

Até então realizado por telefone, este processo exigiu grandes investimentos em centrais telefônicas e pessoal, capazes de atender todas as chamadas de agendamento, transferências, cancelamentos e outras solicitações. Um sistema de trabalho cercado de falta de transparência, sem barreiras inteligentes, com filas de atendimento e baixa produtividade.

É dentro deste contexto que a Unimed Sorocaba foi em busca de inovação para digitalizar este processo, dando mais clareza, qualidade de serviço, autonomia e produtividade aos cooperados, além de melhorar a eficiência organizacional.

Chegou a hora de você conhecer a História de Sucesso da Unimed Sorocaba!


História do sistema de agendamento cirúrgico na Unimed Sorocaba

Em 2015, a Unimed Sorocaba lançou, de forma pioneira no Sistema Unimed, uma plataforma para agendamento cirúrgico direto pelos cooperados.

O sistema desenvolvido internamente trazia como inovação o acesso ao mapa de vagas das salas cirúrgicas para os médicos e secretárias, assim como permitia aos atendentes receber as solicitações de novas cirurgias, transferências, cancelamentos e trocas de pacientes para serem processadas no sistema hospitalar. A solução funcionou muito bem ao longo de vários anos.

Apesar das funcionalidades terem grande aderência a operação, o sistema tinha uma carência muito importante: não se integrava com o sistema de gestão hospitalar, exigindo que todas as solicitações fossem transcritas entre os dois sistemas, ida e volta, gerando um grande retrabalho e um aumento significante da equipe de back-office.

Além disso, as novas funcionalidades demandadas pelos gestores não estavam tendo espaço para serem atendidas pela equipe de TI, uma vez que encontravam concorrência com outras atividades também prioritárias.

Diante deste cenário, a Unimed Sorocaba passou a avaliar duas alternativas: a) investir em uma equipe própria para atender todas as funcionalidades solicitadas ou b) buscar no mercado uma solução capaz de resolver estas necessidades.


Dores

  • Falta de integração com sistema de gestão hospitalar
  • Dificuldade de gerenciar salas cirurgias com atual ferramenta
  • Filas na central telefônica
  • Falta de autonomia dos médicos
  • Ruído na comunicação entre os envolvidos
  • Deficiência no controle de materiais cirúrgicos

Busca da solução

Logo que fundou a Intelectah em 2017, Luciano Regus comunicou seus antigos clientes, dentre eles a Unimed Sorocaba, que estaria desenvolvendo uma plataforma de agendamento cirúrgico que permitisse uma experiência do tipo “compra de passagem aérea e check-in on-line”.

Naquele primeiro momento, a Unimed Sorocaba descartou a possibilidade de aquisição devido ao sistema próprio estar atendendo às suas necessidades, porém continuou acompanhando a evolução da Intelectah.

Quando, em 2020, começaram a avaliar as alternativas, a Intelectah já havia conquistado 40 clientes, dentre eles, 8 Unimeds e tinha muita experiência para compartilhar.

A solução da Intelectah tinha CINCO GRANDES VANTAGENS:

  • Plataforma na nuvem totalmente integrada ao sistema de gestão hospitalar;
  • Alta aderência do sistema as operações atuais do hospital;
  • Disposição e capacidade de acrescentar as novas funcionalidades solicitadas pela Unimed;
  • Evolução e inovação contínua do sistema no mercado e entrega de novas versões;
  • Experiência comprovada da sua equipe técnica em Unimeds e no setor hospitalar;

Sendo assim, o fechamento da parceria foi natural e passou-se a implantação.

Segundo Fabíola Ambrósio, coordenadora de TI da Unimed Sorocaba. “Precisávamos melhorar a experiência dos médicos e tornar nosso processo mais eficiente e, entre investir na nossa solução própria ou buscar um parceiro, optamos por apostar na Intelectah. Adotamos a Plataforma Neoh Cirurgia que, sem dúvida, trouxe mais praticidade e controle no fluxo de agendamento de cirurgias”.

Adotamos a Plataforma Neoh Cirurgia que, sem dúvida, trouxe mais praticidade e controle no fluxo de agendamento de cirurgias”. Fabíola Ambrósio, Coordenadora de TI.


A implantação

Por se tratar de um hospital que tinha um sistema em uso, a implantação foi mais sofisticada que a padrão.

Além das etapas tradicionais de planejamento, conectividade site-to-site, cadastro de tabelas e parâmetros e treinamentos, a equipe teve que homologar todas as funcionalidades existentes do sistema atual na nova plataforma, fazer pequenos ajustes e desenvolver novas funcionalidades.

Dentre as FUNCIONALIDADES acrescentadas podemos destacar:

  • Acesso via SSO do site do cooperado com a plataforma Neoh;
  • Formulário para solicitações de partos e cirurgias obstétricas;
  • Formulário para solicitações de cirurgias de urgência sem senha de autorização;
  • Formulário para troca de pacientes agendados;
  • Formulário para substituição de um paciente agendado por outro não agendado.

Depois do sistema completamente homologado, vídeos de treinamento foram criados e distribuídos a todos os consultórios para auto treinamento de secretárias e cooperados.

Em julho de 2021, o Hospital Dr. Miguel Soeiro da Unimed Sorocaba registrou 2.100 solicitações de agendamento cirúrgico para 6 diferentes blocos operatórios, que somam ao todo 18 salas cirúrgicas.

Mapa Cirúrgico Plataforma Neoh Cirurgia

 

Taxa de Engajamento de Pedidos de Cirurgias (Dashboard)

 


Como o sistema funciona

Cada usuário, seja cooperado, atendente, secretária ou gestor dispõe de acesso individualizado ao sistema.

  • Perfil Solicitante (cooperados e secretárias)

A solicitação de agendamento de uma cirurgia ocorre, na maioria das vezes, após a autorização da cirurgia pela operadora, com exceção para urgências e partos.

Após acessar o sistema, o solicitante visualiza um mapa de vagas contendo as salas e os horários ocupados e disponíveis. O solicitante pode navegar entre os dias e os diversos blocos cirúrgicos existentes para buscar uma vaga compatível com o tempo e o procedimento que deseja agendar.

Clicando em um horário vago de uma sala, o sistema pergunta ao solicitante que tipo de procedimento ele deseja agendar: a) cirurgia eletiva, b) cirurgia de urgência, c) parto ou d) cirurgia ginecológica.

Para as cirurgias eletivas, que correspondem a maioria dos procedimentos, o sistema solicita qual a senha autorizada para agendamento. Após a inserção, a plataforma busca no sistema autorizador da operadora quais foram os procedimentos e OPME autorizados naquela guia e mostra na tela.

O sistema calcula automaticamente o tempo cirúrgico com base nas técnicas individuais de cada médico ou no padrão institucional de cada procedimento.

Conferido o que foi autorizado, o solicitante avança preenchendo parâmetros relacionados a cirurgia tais como a reserva de UTI, a reserva de sangue, a coleta de congelação, a lateralidade, os equipamentos e caixas necessários ao procedimento.

No que diz respeito aos equipamentos e caixas, o sistema valida a disponibilidade dos mesmos para os dias, locais e horários solicitados. Em caso de conflito, sugere novas datas e horários ao solicitante.

Por fim, o solicitante confere todos os dados da solicitação e confirma o envio ao hospital. Sua reserva ficará assegurada até a confirmação de um atendente.

 

  • Perfil Atendimento

A solicitação cirúrgica é recebida pela equipe de atendimento em uma lista de trabalho.

Cada solicitação é aberta e conferida e, se necessário, ajustada e após, confirmada. Ao confirmar a solicitação, os dados são integrados automaticamente no sistema hospitalar, sem retrabalho, para seguir o processo nos próximos setores.

 

  • Manutenção das Solicitações

Depois de agendadas, as cirurgias podem ser modificadas através do mesmo sistema eletrônico. Pode-se solicitar transferências, cancelamentos, troca de pacientes e substituições por novos pacientes. Tudo operando de forma a dar mais autonomia, transparência e produtividade aos solicitantes.

 

  • Perfil Gestor

A qualquer tempo, os gestores do serviço podem aferir o andamento das atividades de forma analítica ou sintética, através de Dashboards, Relatórios e Analytics.

 

Com o Neoh Cirurgia, o hospital ganhou eficiência, transparência e praticidade na rotina dos cirurgiões e de toda equipe de agendamento.” Vanessa de Oliveira, Líder de Agendamento Cirúrgico.


Resultados Alcançados

Um dos maiores ganhos para o corpo clínico foi a forte autonomia e mobilidade que a ferramenta dispõe. Desde a implantação, os médicos passaram a contar com um leque de possibilidades de movimentações de agendamentos, cancelamentos, substituições e outros recursos possíveis de serem realizados direto do Mapa Cirúrgico do Neoh Cirurgia. E hoje, 100% dos pedidos são feitos na solução Intelectah, de qualquer lugar e 24h por dia.

Para o hospital, o ganho também envolveu vários aspectos. Um deles foi na expansão em segurança, controle e produtividade, uma vez que é possível gerenciar restrições de acesso dos usuários, administrar quantidade de leitos, aplicar regras de procedimentos, identificar procedimentos cirúrgicos e OPMES, tudo de forma integrada na solução gestão hospitalar.

Outra melhora significativa, dessa vez para gestores e administradores, se faz com o acompanhamento preciso de resultados por meio de indicadores e relatórios consolidados: recursos como Analytics e Dashboard fornecem à alta direção a capacidade de identificação imediata de problemas, que podem impactar na ocupação do bloco cirúrgico, propiciando mais velocidade e praticidade nas ações corretivas do fluxo de agendamentos e autorizações de cirurgias. E claro, celeridade na rotina da equipe de agendamento.

A interface amigável do Neoh Cirurgia, possibilita aos médicos e atendentes uma navegação fácil e intuitiva. E uma vasta série de recursos inteligentes, como o chat em tempo real, contribuem fortemente para fluidez da comunicação da equipe.


Sobre a Unimed Sorocaba

A Unimed Sorocaba, um dos maiores complexos hospitalares do país, é uma cooperativa de trabalho médico com atuação no mercado de Sorocaba e região, que foi fundada em 1971.

A instituição reúne mais de 1.000 médicos cooperados e atende cerca de 165 mil clientes. Possui 82 clínicas, 13 centros de diagnósticos e 11 hospitais credenciados.

O maior símbolo da cooperativa é o Hospital Dr. Miguel Soeiro, inaugurado em 1996. A unidade conta com 222 leitos e 6 blocos cirúrgicos, onde são realizadas mais de 20 mil cirurgias ao ano. As 18 salas cirúrgicas são divididas da seguinte forma: Day Clinic, Centro Obstétrico, Hemodinâmica, Day Oftalmo e sala de pequenos procedimentos.

O hospital tem como missão oferecer aos clientes as melhores soluções em saúde, promovendo qualidade de vida, atendimento humanizado, valorização do trabalho médico e dos colaboradores, assegurando o desenvolvimento sustentável da cooperativa.

Case produzido em agosto de 2021.

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