Operar com eficiência no centro cirúrgico significa otimizar o processo de agendamento e autorização de cirurgias para médicos, secretárias e atendentes. E como se sabe, todo hospital estratégico reconhece a essencialidade de tornar as tarefas desses envolvidos a mais simples, ágil e autônoma. Na prática, essa experiência somente é possível com o uso de uma tecnologia Neoh Cirurgia.

Em 2021, o Real Hospital Português buscava uma tecnologia que melhorasse a ocupação do bloco cirúrgico e que proporcionasse mais fluidez na comunicação entre as clínicas e o setor de regulação. Como a interação entre médicos, secretárias, pacientes e hospital era realizada de forma descentralizada, por meio de WhatsApp, telefone e e-mails, havia muitos ruídos que tornavam a comunicação um gargalo.

Diante dos problemas, o complexo hospitalar, que reúne 69 clínicas de diferentes especialidades que agendam cirurgias para o hospital, optou pelo Neoh Cirurgia.  A decisão de aderir o projeto de uma solução robusta que descomplica a gestão de agendamento e autorização e que integra com o seu principal sistema de gestão hospitalar, aconteceu no mesmo ano.  Um caminho para tornar a execução das cirurgias ainda mais rápida e todo o processo mais eficiente.

“O hospital tinha necessidade aumentar o volume de cirurgias e de agilizar o fluxo de agendamento e autorização. Optamos pelo Neoh Cirurgia por ser uma ferramenta robusta, de referência no mercado e que integra com o sistema de gestão hospitalar. É uma ferramenta completa que vem agilizando o processo de recepção e marcação das cirurgias e proporcionando mais fluidez na comunicação entre as clínicas e o setor de regulação.” Edilene Diniz – Gerente de agendamento cirúrgico e autorizações

O sistema vem transformando a experiência dos envolvidos, facilitando a recepção dos pedidos, a marcação de cirurgias com muito mais transparência e praticidade. Também houve melhoria no gerenciamento de relatórios e indicadores que apoiam os esforços dos gestores que visam melhoras no desempenho e na tomada de decisão no setor. Além disso, ajudou a solução contribui na padronização e centralização das informações de forma integrada ao MV, sistema de gestão hospitalar do complexo hospitalar.

 

Real Hospital Português | Centro de excelência médica do Norte e Nordeste

O Real Hospital Português é uma instituição de beneficência, pioneira e de excelência técnica, científica e humana. Inaugurado em 1855, na cidade de Recife, é considerado o mais completo centro de excelência médica do Norte e Nordeste do Brasil.

A instituição é constituída por um complexo hospitalar que reúne 69 clínicas de diferentes especialidades, tais como oncologia, cardiologia, maternidade, pediatria, serviços de emergência geral e outras unidades avançadas e com atendimentos ambulatoriais.

O RHP conta com 850 leitos, 69 clínicas cirúrgicas e realiza, mensalmente, cerca 15 mil atendimentos nas emergências, 2.500 internamentos e mais de 2.000 cirurgias.

Integrado às inovações da área tecnológica, o RHP sempre busca prestar a melhor assistência. Possui foco no acolhimento e carinho por meio de trabalho humanizado e cuidado com o paciente.

Desde outubro de 2016, é reconhecido internacionalmente pela excelência de seus serviços e o cuidado com a segurança do paciente através da acreditação pela Joint Commission International (JCI), o mais importante órgão certificador de qualidade de instituições de saúde no mundo.

Desafios

O desafio foi implementar um sistema eficiente e robusto para aumentar o volume de cirurgias do hospital, reduzir o ciclo entre solicitação e realização das cirurgias, evitar perdas de cirurgias e reduzir 70% dos pedidos encaminhados manualmente para regulação.

 

A necessidade de melhorar a comunicação e a transparência

Conectar médicos e secretárias a central de agendamento de cirurgias, sem o uso de e-mail e telefone, foi o principal desafio do RHP. Havia necessidade de uma solução customizável e integrada ao principal sistema de gestão hospitalar para gerenciar os pedidos e as autorizações de cirurgias com transparência, praticidade e sem ruído de comunicação.

Para alcançar essa comunicação mais fluida e automatizar os pedidos de cirurgias, em junho de 2021, o Real Hospital Português iniciou a implantação do Neoh Cirurgia.

Foi nesse período que o projeto da Intelectah começou a dar passos para centralização e organização entre médicos, secretárias e as equipes da central de agendamento.  Em resumo, há problemas que precisam ser abordados e que correspondem a esses desafios:

  • Pedidos de cirurgias realizados por e-mail e telefone
  • Várias etapas entre o pedido de cirurgia e o início do processo de autorização
  • Descentralização e retrabalhos dos processos de cirurgia com ou sem OPME
  • Falta de comunicação do status da autorização para médicos e pacientes
  • Ausência de indicadores e relatórios que auxiliem gerentes e diretores na tomada de decisão

Implantação

Antes da virada para rodar o Neoh Cirurgia, o RHP realizou um trabalho em equipe para capacitação dos profissionais que fossem utilizar a solução. A implantação do projeto envolveu toda a equipe da recepção e, gradualmente, das clínicas e do corpo clínico.

Durante o período de transição, foram mapeados as clínicas e médicos mais frequentes na instituição. Assim como, secretárias parceiras do serviço de regulação. Vídeos de treinamentos foram produzidos e as reuniões de kick-off foram programadas para todas as clínicas do complexo.  A fim de alcançar o sucesso, o projeto foi planejado em quatro etapas.

Na primeira fase, houve a integração com o MV para a comunicação com as fases dos pedidos. Os profissionais foram treinados para solicitar os primeiros pedidos via Neoh. Além disso, passaram a realizar a criação do aviso no Neoh via mapa cirúrgico integrado com o SOUL MV e integração de anexos.

No segundo momento do projeto, a capacitação se estendeu para as demais clínicas do complexo. Médicos e secretárias passaram a fazer as ações diretamente do Neoh. Já o terceiro, que está em execução, tem como objetivo envolver todo os médicos que atuam nos consultórios parceiros. Ao finalizar esta etapa, o projeto seguirá para a quarta etapa, onde todas as solicitações de cirurgias e a recepção eletrônica dos pedidos da central de agendamento sejam gerenciadas pelo Neoh.

Além do plano de disseminação por meio de treinamentos, a equipe do RHP desenvolveu a campanha “Conexão: médicos, secretárias e hospital”. O desafio da campanha é divulgar a solução de agendamento e autorização de cirurgia da Intelectah, que provocaria uma grande mudança para o corpo clínico, secretárias e equipe da central.

 

  

          

Resultados alcançados

Entre os benefícios relatados está o aumento do volume de cirurgias. O projeto iniciou com 1200 pedidos/mês de cirurgias e o número chegou em 2477 pedidos em julho deste ano. Esse levantamento representa um aumento de 50% no volume de pedidos de cirurgias realizados no Neoh Cirurgia, dado que constata a eficiência da solução.

Outro indicador importante que representa um resultado positivo da implantação da solução no RHP é de engajamento do corpo clínico.  40% dos pedidos dos médicos já estão sendo realizados exclusivamente via Neoh.

A plataforma trouxe benefícios não somente para o corpo clínico, mas também para secretárias e atendentes da central de agendamento de cirurgias das clínicas que fazem parte do complexo. A praticidade de trabalhar de qualquer lugar, qualquer hora e as inúmeras vantagens que a solução dispõe por meio de recursos inteligentes, vem impactando na redução do ciclo entre solicitação e realização de cirurgias, eliminando o trabalho manual dos envolvidos e reduzindo as perdas de cirurgias.

“Com a Plataforma Neoh passamos a ter mais autonomia, transparência no fluxo e fluidez na comunicação. A Intelectah tem sido uma parceira estratégica nos ajudando a alcançar melhorias na ocupação do bloco cirúrgico e a reduzir ciclos entre solicitação e realização das cirurgias.” Carolina Leão – Coordenação do agendamento cirúrgico

No dia a dia, os usuários têm acesso ao Neoh Cirurgia, configurado e disponibilizado de acordo com seu perfil. Essa ação é possível através do recurso Lista de trabalho, onde o hospital configura, divide e organiza os pedidos por perfil de usuário e as tarefas que executa tais como agendamento, autorizações e cotações.

Os gestores agora conseguem ter acesso aos indicadores. Através do dashboard e relatórios, é possível obter a visão detalhada dos pedidos, de suas fases e da produtividade da equipe. O acesso aos dados, vem tornando a rotina dos gestores mais prática e transparente. Pois fica mais fácil visualizar as oportunidades de melhorias e tomar decisões mais assertivas.

O retrabalho foi reduzido e o processo tornou-se mais rápido para todos os profissionais. O Neoh torna a jornada entre o agendamento e autorização mais curta e a comunicação mais fluida, sem ruídos, uma vez que os usuários conseguem acompanhar tudo em tempo em real. As notificações inteligentes e o chat on-line, são recursos que também dão mais agilidade na comunicação e transparência ao processo, sem necessidade de ligação telefônica ou e-mail.

Os médicos também passaram a ter uma experiência diferenciada, ao acompanhar todo o fluxo do pedido a autorização a qualquer momento e em qualquer lugar. Sem obstáculos e de forma padronizada.

*Case produzido em agosto de 2022