Naturalmente, toda atividade empresarial está sujeita a erros. Mas quando falamos de hospitais, esse problema é muito mais grave. Além dos altos custos envolvidos, há sempre vidas humanas em jogo, cujas perdas são imensuráveis.

Por isso, a atenção de todos os envolvidos deve ser máxima, e os gestores de instituições precisam trabalhar incessantemente visando minimizar esse tipo de ocorrência.

No caso específico da autorização de cirurgia, algumas ações podem ser tomadas para aumentar a qualidade do serviço prestado e garantir a segurança dos pacientes. E é disso que falaremos neste artigo. Continue lendo e confira!

Quais erros podem acontecer no processo de autorização de cirurgia?

No que tange às solicitações e autorizações para cirurgias, grande parte dos erros cometidos é fruto da falta de procedimentos padronizados capazes de suportar todo o processo. Em virtude disso, pode-se observar marcações duplicadas em uma mesma sala de cirurgia, por exemplo, ou mesmo agendamentos indevidos, com um paciente sendo encaminhado para um procedimento ao qual não deveria ser submetido.

Infelizmente, há inúmeros casos noticiados com relatos nesse sentido, como confusão com o lado correto que deveria ser operado — por exemplo, a cirurgia deveria ser feita no joelho esquerdo e é feita no direito — ou mesmo situações até mais graves como a submissão a procedimentos incorretos.

Todos são casos em que os riscos para os envolvidos são incalculáveis. No mínimo, geram prejuízos pela necessidade de repetição dos procedimentos, além das indenizações.

Esse tipo de problema pode ir desde demandas de menor impacto (questões administrativas relacionadas a datas ou falta de convocação de todos os profissionais que deveriam participar) até relatos como os anteriores, de cirurgias completamente erradas que não deveriam ter acontecido. E tudo isso poderia ser evitado se o processo de solicitação e autorização de cirurgia fosse bem estabelecido, com um fluxo mais rígido e à prova de falhas.

Como evitar esse tipo de problema?

De fato, existem diversas formas de reduzir a probabilidade de erros relacionados a procedimentos errôneos. Principalmente quando observamos a questão do gerenciamento de processos nas interfaces existentes entre as áreas administrativas (responsáveis pela logística, insumos e convocações) e as áreas finalísticas, que cuidam das marcações propriamente ditas — o que inclui as questões técnicas dos pedidos. Afinal, são os médicos que definem quais são as necessidades de cada paciente.

Vejamos, a seguir, algumas delas.

1. Padronize os processos principais

Uma etapa fundamental para reduzir erros e minimizar os seus impactos, caso ocorram, é o mapeamento de processos e a padronização das principais atividades envolvidas. Quando se identifica o fluxo correto pelo qual uma solicitação de cirurgia deve passar até sua devida autorização, você dá a diretriz que todos os colaboradores devem seguir. Esse é um trabalho de extrema importância e que leva certo tempo, mas de que não se deve abrir mão, pois é muito relevante.

Além disso, ao padronizar, você poderá estabelecer os indicadores de desempenho que permitem monitorar a real situação do seu centro cirúrgico, dando a você a oportunidade de buscar uma melhoria contínua.

2. Treine os seus profissionais

O treinamento de profissionais é uma consequência intrínseca do mapeamento de processos. Afinal, os médicos, funcionários administrativos e demais integrantes desse fluxo precisam ser treinados constantemente, à medida que forem estabelecidas as maneiras mais corretas de fazer o que precisa ser feito.

É bem comum observar que várias empresas — não apenas hospitais — perdem todo o trabalho feito na etapa de padronização por falta desse tipo de treinamento. Se não houver tal preocupação, não se cria uma cultura, e não se perpetuam os próprios benefícios da padronização.

3. Melhore a questão dos diagnósticos

Definir o que precisa ser feito de maneira assertiva também é fundamental. De nada adianta ter padrões e pessoas treinadas se ainda houver falhas na questão dos diagnósticos.

É preciso buscar as melhores e mais modernas alternativas para identificar doenças e quadros de saúde corretamente, pois isso pode ser decisivo quando falamos de falhas. Quando o parecer é impreciso, decisões podem ser tomadas de maneira errada, principalmente em situações de urgência — o que, sem dúvidas, é muito prejudicial ao desenvolvimento do trabalho e à saúde dos pacientes.

4. Invista em tecnologia

A tecnologia é hoje uma importante aliada quando falamos em diminuir erros de autorização de cirurgia. Ela pode ajudar tanto reduzindo a interferência humana em procedimentos administrativos (por meio de soluções de identificação, como o RFID) quanto pela melhoria na tomada de decisões propiciada pelo Business Intelligence.

Os avanços recentes também são essenciais em questões mais avançadas, como nos próprios diagnósticos, já mencionados, ou em cirurgias menos invasivas, que trazem menos riscos e são mais imunes a falhas.

5. Adote um bom sistema de gestão

Se o foco é tornar todo o processo mais eficiente, optar por um sistema de gerenciamento das solicitações e autorizações das cirurgias é um passo inevitável. Esse tipo de tecnologia permite simplificar o fluxo — uma vez que coloca todos os envolvidos no mesmo ambiente — ao mesmo tempo em que aumenta a segurança dos pacientes, pois pode ser configurado para que todas as informações necessárias estejam acessíveis e dispostas de maneira clara.

Quando se utiliza um sistema como esse, as suas chances de erros diminuem, pois a interação entre o médico (que faz a solicitação), os funcionários administrativos (que fazem o processamento) e as operadoras de plano de saúde (que autorizam de fato) acontecem quase em tempo real, otimizando a comunicação e permitindo uma avaliação mais eficaz de cada situação.

Então, se quer garantir tudo isso que vimos neste artigo, convidamos você a conhecer a Intelectah! Nossa plataforma, a Neoh, é a melhor solução para dar o suporte nesse processo de solicitação e autorização de cirurgia.

Ela automatiza o fluxo desde o pedido do médico, proporcionando uma experiência diferenciada para todos que interagem em uma demanda desse tipo, permitindo que fiquem 100% conectados on-line. Sem dúvidas, um procedimento muito importante, pois mira em reduzir os erros na autorização de cirurgia.

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