A gestão de materiais é uma das tarefas mais importantes dentro de um hospital. Afinal, muitos insumos são sensíveis à deterioração, de alto valor ou demandam um controle maior sobre a sua utilização. Assim, gerir um estoque significa, também, reduzir custos, melhorar resultados e investir no atendimento aos pacientes.

Como você pode ver, alguns passos são essenciais para que a gestão do material hospitalar seja otimizada. Por isso, criamos este post com a finalidade de explicar a importância de algumas medidas, como treinamento de funcionários, contratação de uma plataforma adequada e elaboração de uma política de gestão de materiais. Ficou interessado? Acompanhe!

Treinamento de funcionários

O primeiro passo de toda otimização da gestão de estoque hospitalar deve ser o treinamento dos funcionários. Afinal, não adianta ter a melhor plataforma, se eles não estiverem aptos a utilizá-la. 

No ambiente hospitalar, muito mais do que em qualquer outro ramo, o controle de estoque é essencial. Por isso, a cultura do registro deve ser incentivada em treinamentos. 

Além disso, há materiais, como as órteses e próteses, que podem custar milhares de reais e são feitos sob medida para cada paciente. Se há extravio ou perda, pode demorar meses até que chegue uma nova encomenda. Da mesma forma, por segurança, determinados fármacos devem ser mantidos sob um controle restrito.

Os treinamentos devem envolver algumas ações, como:

  • ensinar como são feitos os registros hospitalares e qual é a sua importância para a saúde dos pacientes; 
  • explicar e se certificar de que todos os funcionários do estoque saibam como registrar cada tipo de produto;
  • ensinar a manipular as mais diversas ferramentas de estoque, sejam elas virtuais ou manuais;
  • explicar a política de gestão de estoque e sua importância na manutenção de bons indicadores;
  • demonstrar a importância do trabalho cooperativo e como a ação individual pode impactar toda a equipe.

Uma boa qualificação em recursos humanos é essencial para a gestão de materiais. Afinal, não adianta contar com os melhores softwares, se não há uma equipe preparada para manipulá-los.

Política de controle de estoque

Uma medida muito importante para otimizar o controle de estoque é o investimento em uma política institucional formalizada e bem documentada, para que todas as partes saibam o que fazer e por que fazer. Ela deve conter:

  • as missões e os objetivos do controle de estoque, isto é, as razões pelas quais é importante manter uma boa gestão sobre os materiais. Devemos ir além dos objetivos gerenciais e mostrar os impactos nos indicadores de saúde do hospital e na vida dos pacientes;
  • detalhamento de todos os processos relacionados ao controle de estoque, desde a chegada do material até a sua utilização ou descarte. Aqui, deve-se falar claramente sobre quais são as ações de cada etapa e o responsável por elas. Com isso, toda pessoa que tiver dúvidas pode olhar o documento, sem alegar que se esqueceu;
  • controle de acesso, pois alguns materiais são muito valiosos ou muito perigosos para ter acesso irrestrito. Por exemplo, os fármacos anestésicos geralmente são prescritos por médicos-anestesistas e cirurgiões. Como eles podem ser utilizados indevidamente, o ideal é que somente esses profissionais ou os enfermeiros das suas equipes possam retirá-los do estoque. 

A automatização do controle de estoque certamente é a melhor medida para otimizar a gestão do material hospitalar. Afinal, o erro humano é muito comum nessa área e alguns insumos podem deixar de ser contabilizados por desatenção. Mas isso é completamente natural, pois nosso cérebro se cansa facilmente em tarefas repetitivas.

A máquina, por outro lado, não cansa e nem se fadiga, o que reduz significativamente qualquer chance de erro. Ela pode trabalhar 24 horas por dia, 7 dias na semana, sem perder sua produtividade ou sua eficiência.

Geralmente, a automatização do controle de material funciona por meio da integração dos sistemas de gestão. Ao final de toda cirurgia, o enfermeiro ou o técnico fica responsável por realizar o faturamento de todo o material utilizado durante a intervenção. Nessa etapa, geralmente, não há erro, pois é tudo feito com muita atenção. Eles registram cada insumo utilizado, o número de série de próteses e órteses etc.

Isso é completamente diferente da gestão do estoque. No entanto, com uma ferramenta de automação em uma plataforma correta, é possível integrar essa etapa ao controle de gestão. Assim, cada vez que um material é faturado ou cobrado de um plano de saúde, o sistema entende que provavelmente ele foi retirado do estoque e, assim, atualiza o inventário.

Além disso, futuramente, a automação se integrará a outras tecnologias, como a Internet das Coisas. Então, vários sensores poderão ser incorporados ao ambiente de estoque e nos produtos. Quando algum deles estiver saindo do ambiente, isso será percebido pelo sistema de controle de inventário, que atualizará automaticamente todo as planilhas.

Implementação de plataformas de gestão

Como você viu no tópico anterior, as ferramentas de automação não têm muita utilidade, a menos que estejam integradas a boas plataformas de gestão. Além da integração, elas ajudam em várias outras tarefas, como:

  • relatórios: quando você tem um bom sistema, ele é capaz de gerar relatórios automáticos com várias informações úteis. Por exemplo, é possível criar documentos com os produtos mais utilizados em cada período, gráficos com as tendências de crescimento de determinados insumos etc.;
  • organização de planilhas: os gestores podem organizar as informações da planilha de acordo com os objetivos estratégicos, como custo dos materiais, utilização em cada período, taxa de desperdício etc.;
  • dashboards: conhecidos em português como painéis de controle, eles ajudam na visualização das informações mais importantes, como indicadores de gestão. Assim, na tela principal, você terá acesso a gráficos bem visuais sobre as compras, saída de produtos, autorizações etc.

Com essas medidas de gestão de material hospitalar, você verá que os indicadores de finanças e de saúde do seu hospital melhorarão bastante, reduzindo taxas de procedimentos cancelados por falta de material, de desperdício, e os custos gerais, entre outros. 

Neste post, você viu como a gestão é essencial nos hospitais. Para continuar recebendo os melhores conteúdos sobre o assunto, siga nossas páginas nas redes sociais. Estamos no Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube e Instagram!

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