Para um tratamento de qualidade, é necessário que haja uma sintonia entre todos os setores envolvidos no cuidado: desde a dispensação de medicamentos até sua administração, existe um orquestramento delicado dos processos dentro do hospital. Daí a importância de uma gestão de suprimentos hospitalares bem-feita e organizada.

Grandes hospitais contam com um modelo de centralização de medicamentos que facilita esse fluxo. A unidade que controla o armazenamento e a distribuição de fármacos é chamada de farmácia central; a que os disponibiliza para cada setor, assumindo a vanguarda do tratamento, de farmácia satélite.

Essa organização diminui a incidência de erros e evita perdas de recursos. Por outro lado, ela demanda uma gestão de suprimentos hospitalares ainda mais minuciosa. O seu serviço está preparado para administrar uma rede de distribuição de medicamentos dentro do ambiente hospitalar? Descubra a seguir as principais dicas para fortalecer esse setor!

Controle estreitamente seu estoque

A falta de um medicamento pode significar a paralisação de vários setores do hospital. Imagine uma situação em que se esgota o estoque de dipirona, por exemplo: qualquer procedimento que necessite de analgesia básica terá que se adequar a outros fármacos ou ser realocado. Por isso, o estoque deve ter algumas características que são primordiais para a gestão de suprimentos hospitalares bem-feita.

A primeira delas é acessibilidade. Quando uma decisão precisa ser tomada com base no controle de estoque, é primordial que os valores estejam à mão. Hoje, com o uso de smartphones e tablets que auxiliam na comunicação interna, isso se torna mais fácil: alguns aplicativos específicos de gestão hospitalar conseguem atualizar em tempo real a situação de armazenamento da farmácia central.

Outra característica importante é definir níveis críticos de esgotamento de medicamentos. Conhecendo bem o fluxo e a distribuição de recursos dentro do hospital, essa tarefa se torna um pouco mais clara: você consegue prever quanto tempo um estoque de fármacos conseguirá suprir a demanda do hospital e estabelecer um limite. Priorizando recursos que estão abaixo desse limite, as chances de falta de medicamentos serão menores.

Automatize tarefas

A tarefa de avaliar suprimentos em níveis críticos e priorizá-los não necessariamente deve ser realizada por humanos. Na verdade, realizar essa tarefa de forma manual atrai ainda mais riscos devido à possibilidade de erro. Automatizar esses processos — seja interna ou externamente — é uma das maneiras de prevenção contra imprevistos e contratempos. Além disso, a automatização é a melhor maneira de agilizar o agendamento cirúrgico e torná-lo mais acessível e prático.

Com o uso de uma tecnologia muito simples, você pode definir regras e fluxogramas que serão automaticamente seguidos. Por exemplo, a requisição de um medicamento específico pode ser automaticamente realizada quando ele chegar em um nível x: isso impede que a demanda não consiga ser suprida e mantém a farmácia sempre bem abastecida.

Uma crítica que se pode levantar é em relação ao impacto financeiro dessa prática. Você pode pensar, por exemplo, que os gastos podem fugir do controle se não monitorados um a um. É para sanar essa dúvida que vários hospitais usam um recurso chamado Business Inteligence (BI): ele se baseia na obtenção e análise de dados em larga escala, conseguindo prever precisamente os gastos de determinada intervenção.

Com o uso do BI, portanto, você pode utilizar da automatização sem a preocupação constante de algo fugir do controle. Além disso, essa ferramenta também permite verificar áreas com déficits e focar seus recursos nelas. É possível perceber, por exemplo, onde há uma demanda maior de determinado medicamento, e realocar os espaços físicos para favorecer o transporte específico desse fármaco àquela área. Facilita muito a gestão de suprimentos alimentares, não é mesmo?

Padronize seus medicamentos

Tecnologias que lidam com grande volume de dados e estatística são úteis para a gestão em nível macro de suprimentos. O setor mais favorecido por elas é a farmácia central, que controla e distribui os medicamentos. Mas como levar essa otimização ainda mais adiante, englobando também as farmácias satélite?

A Organização Mundial da Saúde nos informa que cerca de US$42 bilhões por ano são perdidos em erros de medicação. É um impacto financeiro tão alto que mal conseguimos imaginá-lo. Ele engloba desde erros de prescrição até erros na administração, passando por todo o processo de dispensação da farmácia. E é exatamente na última etapa que a padronização de medicamentos atua.

Existem várias maneiras de realizar esse processo. Muitos hospitais utilizam, por exemplo, sempre múltiplos de 5 ao transferir medicamentos de um setor para o outro. Isso facilita tanto a dispensação quanto a contagem manual de suprimentos pela farmácia satélite. Em pouco tempo, a maneira de lidar com os recursos hospitalares se torna automatizada e compartilhada.

Incorpore o modelo do “queijo suíço”

O que tem a ver a gestão de suprimentos hospitalares com queijo suíço? A analogia é simples e de fácil compreensão: um queijo suíço possui muitos buracos, mas, se você olhar através dele, dificilmente conseguirá ver o outro lado. Caso você corte uma única fatia, no entanto, esse buraco se torna evidente.

O objetivo do modelo do queijo suíço é adicionar várias camadas à distribuição de medicamentos. Ele preconiza uma verificação da prescrição do médico, da dispensação do medicamento, do faturamento e da enfermagem. A cada etapa do processo que é alcançada, uma nova conferência em relação à prescrição é realizada. Assim, se tiver algum “furo” no meio do caminho, ele será corrigido no próximo nível e não gerará um erro de administração de medicamentos.

Para que o modelo do queijo suíço funcione, alguns pré-requisitos têm que ser cumpridos. Primeiro, é fundamental que a comunicação dentro do hospital seja impecável: apenas desse jeito a avaliação será bem-feita e não ocorrerão distorções da prescrição original. Segundo, é necessária uma mudança na cultura de todos os profissionais para que essa verificação pontual sempre ocorra. Isso pode demorar tempo, mas, acredite, os resultados a longo prazo compensam o investimento inicial.

A gestão de suprimentos hospitalares ainda é uma causa importante de perda de recursos no hospital. Promover uma integração eficaz, associada a uma gestão centralizada de qualidade é a chave para reverter esse quadro. Por fim, usar a tecnologia na automatização de processos entre setores traz, nos dias de hoje, uma solução imprescindível para a saúde financeira do hospital.

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