Uma cirurgia é sempre um procedimento complexo. Seja qual for a operação, ela engloba vários profissionais de especialidades diferentes — cirurgiões, anestesistas, enfermeiros etc.; além disso, a logística que a envolve é complexa, tanto para pacientes quanto para a administração hospitalar. Daí a importância de um agendamento cirúrgico de qualidade.

Mas, afinal, como otimizar esse processo? Essa é uma pergunta que pode passar desapercebida e ser menosprezada pelos gestores da área de saúde. Afinal, é senso comum que devemos focar nossa atenção nos detalhes do procedimento e não em seu agendamento, certo?

Não exatamente. Cancelamentos de cirurgias podem chegar a até 20%, consumindo recursos e tempo do hospital; além disso, eles configuram um atraso no serviço que pode agravar o quadro de base e trazer sérias consequências.

Falaremos, neste artigo, um pouco mais sobre a otimização do agendamento cirúrgico. Se você está empenhado em melhorar a qualidade de assistência do seu serviço, não deixe essa importante área ficar desassistida! Vamos lá?

O que pode dar errado?

O primeiro passo para mudar um hábito desadequado é reconhecer que ele existe. Analisemos todo o processo de marcação de uma cirurgia. Primeiro, o paciente procura o serviço com uma demanda. Ele passa por avaliações e investigações até que se encontre um diagnóstico preciso. É nesse momento que o médico que o está acompanhando recomenda a cirurgia.

Antes do procedimento, uma propedêutica extensa pode ser solicitada. Testes de imagem, análise laboratorial de sangue e avaliação anestésica são alguns dos exemplos de pedidos que são comumente feitos. Tudo isso gera custos à rede de saúde, alarga suas filas e atrasa outros processos.

Tudo piora quando o procedimento é cancelado. Nesses casos, toda a programação da equipe pode ficar alterada e o fluxo do hospital se torna mais lento. Dependendo do tipo de financiamento dos procedimentos, eles também configuram um gasto extra ao sistema de saúde.

Um efeito ainda pior é a tentativa de reagendar uma demanda eletiva, porém com certa urgência. Isso faz com que o gestor hospitalar tenha que reajustar sua estrutura física e todos os outros agendamentos. Erros como sobreposição de horários de salas cirúrgicas e cancelamentos em “efeito dominó” podem surgir desses maus hábitos.

Como otimizar o agendamento cirúrgico?

A taxa de cancelamento de cirurgias pode ser usada como um bom parâmetro para acompanhar a otimização do agendamento. Isso porque, se ela está boa, todos os recursos investidos no pré-operatório estão sendo de alguma forma usufruídos. Caso ela esteja excessivamente alta, isso pode ser um indicativo de uma falha no processo.

Estudos recentes indicam que a principal causa de cancelamento de cirurgias é a falha de apoio da equipe. Esse fator — relacionado à comunicação ineficaz e falta de planejamento — afeta quase 1 a cada 4 agendamentos. Esse dado nos mostra como, na maioria das vezes, um agendamento cirúrgico eficaz depende diretamente da organização da equipe assistente.

Certamente, você já viu um caso assim: uma cirurgia é agendada, necessita de várias análises clínicas, e no dia um fica faltando e o procedimento tem que ser adiado; ou então, por algum ruído na comunicação, o paciente troca a data de algum procedimento eletivo ou o esquece. Esses são exemplos rotineiros de adversidades que podem ocorrer e que trazem prejuízos ao hospital e ao paciente.

A agilidade entra como um preventivo para esses pequenos riscos de falha no processo. Quando o processo burocrático por trás da marcação de cirurgias é simplificado, diminuímos os passos que podem dar errado. Assim, é possível diminuir a taxa de cancelamentos de cirurgias, o retrabalho e, consequentemente, otimizar a saúde financeira do hospital.

Mas a pressa não é inimiga da perfeição?

Devemos saber a diferença entre pressa e agilidade. Pressa é quando fazemos alguma atividade em maior velocidade, com foco em algum objetivo externo; por outro lado, somos ágeis quando realizamos uma tarefa com atenção e rapidez, objetivando os melhores resultados nela. Soa diferente, não é mesmo?

No agendamento cirúrgico eletivo, não pode haver pressa. Se ela estiver presente, é grande o risco de algum documento ficar para trás ou os dados não serem bem coletados. A mídia frequentemente divulga histórias de resultados cirúrgicos catastróficos que surgem devido à desatenção em uma das etapas do cuidado. Por isso, não é interessante nem para o paciente nem para o hospital que esse processo ocorra com desespero ou desatenção.

Hoje, no entanto, já é possível aliar a otimização de resultados com uma maior velocidade no agendamento cirúrgico. É o caso, por exemplo, de softwares específicos de agendamento online: eles permitem um controle total por parte da equipe assistencial, com checklists para procedimentos e mapas virtuais das salas cirúrgicas. Para o paciente, eles trazem comodidade ao evitar a burocracia, levando todo o trabalho do agendamento para o meio digital.

Quais os outros benefícios do agendamento cirúrgico ágil?

A informatização de serviços de agendamento não é útil apenas para o processo cirúrgico. Gestores de hospitais e centros de saúde também se beneficiam de dados que eles podem oferecer de forma quase instantânea. O exemplo mais simples é a mensuração de um parâmetro que já mencionamos, de cancelamento de cirurgias: enquanto há dez anos era necessário realizar uma pesquisa científica criteriosa para descobri-lo, hoje ele está ao alcance das mãos.

Otimizar esse processo também é útil para desvendar possíveis erros que estejam ocorrendo na equipe. É possível descobrir com rapidez, por exemplo, quais interconsultas demoram mais para sair — e, consequentemente, travam a fila de cirurgias. Além disso, erros também são impedidos nesse processo: se torna impossível, por exemplo, agendar uma mesma sala cirúrgica em horários conflitantes.

A agilidade no agendamento cirúrgico é, hoje, mandatória para que tudo corra bem no procedimento. Existem várias estratégias para sua execução, sendo o uso da tecnologia o principal nos dias de hoje. Além de tornar todo o processo mais simples e aumentar a satisfação dos pacientes, ele também traz uma série de benefícios.

Se você se interessou em saber por que a agilidade no agendamento cirúrgico pode ajudar você, se aprofunde mais no assunto: saiba já como deixar o agendamento de cirurgia mais eficiente e lucrativo!

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