Procedimentos cirúrgicos são, certamente, um dos processos mais complexos e importantes em uma instituição hospitalar. Afinal, eles envolvem uma série de questões e podem ser determinantes para o bem-estar dos pacientes. Por esse motivo, o trabalho para reduzir o prazo para autorização de cirurgia precisa ser constante.

No artigo de hoje, você entenderá melhor o que é preciso fazer para atingir esse objetivo e quais são as ferramentas que podem lhe ajudar a otimizar essas solicitações. Continue a leitura para conferir!

A lógica de funcionamento de um centro cirúrgico

Sabemos que todo hospital é composto por uma série de áreas. Há aquelas de natureza administrativa, por exemplo, em que os profissionais trabalham com as funções de suporte ao funcionamento.

Há também a que envolve questões financeiras, com todo o gerenciamento do dinheiro da instituição — tanto em relação ao que precisa ser pago quanto aos recebimentos. Este segundo, aliás, diz respeito a uma atividade bastante delicada, pois não basta apenas receber dos clientes particulares. Grande parte dos atendimentos é custeada por planos de saúde, e isso traz diversas implicações.

Há ainda toda uma rotina relacionada à gestão de pessoas, no que diz respeito ao controle das competências profissionais que podem estar à disposição dos procedimentos. Temos também a parte de suprimentos — tão importante para que nunca faltem medicamentos e outros materiais necessários, como luvas, seringas e roupas especiais. E existe ainda um setor responsável pela manutenção dos equipamentos, que, geralmente, conta com o serviço de terceirizados.

Todas essas áreas influenciam direta ou indiretamente o bom funcionamento de um centro cirúrgico. E esse é, provavelmente, o setor mais importante da unidade, pois se relaciona de forma direta com a qualidade de vida dos usuários. Ali acontecem os procedimentos mais elaborados, que podem definir o futuro dos pacientes — não por acaso, acontecem também as atividades de maior valor agregado, o que afeta o faturamento e as margens da unidade.

O equilíbrio entre a qualidade e as questões financeiras

Algo extremamente relevante de se ter em mente é que, por mais que possamos utilizar metodologias convencionais de gestão em um hospital, por analogia, esse tipo de empresa é completamente diferente de outras indústrias. Seu foco jamais pode ser apenas aumentar os lucros; o bem-estar dos pacientes precisa estar sempre em primeiro plano.

Então, como fazer para garantir a rentabilidade de uma unidade hospitalar, e os lucros aos acionistas, sem perder de vista essa qualidade do atendimento oferecido aos usuários? Bom, a verdade é que a lógica de administração hospitalar está fortemente baseada na otimização dos recursos e na redução de desperdícios.

Cada componente de custo deve ser analisado de maneira aprofundada — e é exatamente por isso que a gestão com base em indicadores é tão significativa em se tratando de hospitais. Deve-se conhecer a realidade para saber quais são as melhores formas de agir. Afinal, se a administração não sabe qual é a situação verdadeira do nível de desempenho de cada atividade, fica bem difícil estabelecer meios para que a lucratividade seja preservada.

Existem indicadores importantes nesse sentido, como:

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  • taxa de ocupação de leitos;
  • tempo médio de permanência dos pacientes em UTIs, CTIs e na hospedaria no período pós-operatório;
  • nível de consumo de materiais de baixo e de alto custo;
  • índices de satisfação dos pacientes — muitas vezes, temos a certeza de que estamos no caminho certo, mas isso não está em linha com a percepção deles.

Todas essas métricas são fundamentais para o bom gerenciamento de um centro cirúrgico. E, reiterando que não se deve abrir mão da qualidade, todo o esforço no sentido de atingir patamares que sejam mais interessantes, aumentando as receitas e diminuindo os gastos, é válido.

O agendamento de cirurgias

Uma das etapas mais significativas quando pensamos no processo de um procedimento cirúrgico é o seu agendamento. Na medida em que o médico — com base no diagnóstico realizado a partir das condições de saúde do paciente — estabelece a necessidade de uma cirurgia, inicia-se uma sequência de etapas que podem ser decisivas quanto à lucratividade da instituição.

Em hospitais com baixo nível de maturidade gerencial, o período entre a identificação da demanda e a ocorrência do fato pode se estender ao longo de meses. Primeiro por questões internas, que dizem respeito ao conhecimento sobre a disponibilidade de leitos e de profissionais habilitados para a operação. Depois, em virtude de uma questão externa — que, por si só, já pode gerar inúmeros problemas.

Essa questão, é a autorização para que a cirurgia aconteça quando o paciente é beneficiário de um plano de saúde. Nesses casos, inicia-se um subprocesso para que a operadora libere o procedimento: uma série de documentos e outros trâmites burocráticos precisam ser providenciados e as informações precisam estar 100% de acordo com as regras. Caso contrário, há uma enorme chance de haver retrabalhos.

Como sabemos, todo desperdício de tempo é prejudicial. Nesse cenário, em especial, além de perdas financeiras — que podem ser acarretadas pela ocupação de um leito ou pela administração de medicamentos e outros recursos necessários para estabilizar o paciente antes do procedimento cirúrgico — há ainda uma questão crucial relacionada à percepção do usuário.

As pessoas dificilmente entendem que a culpa pela demora, em geral, é da operadora do plano de saúde, e acabam responsabilizando também o hospital. Com isso, pode ser que o paciente deixe de utilizar seus serviços, ou, pior ainda, que passe a ser um detrator, deixando de recomendar a sua instituição a outras pessoas.

A melhoria dos processos internos

Visando reduzir ou mesmo eliminar esse problema, é altamente recomendável que o hospital e os seus colaboradores estejam bem treinados, para que saibam exatamente o que precisa ser feito em cada caso. Isso envolve conhecer a dinâmica de cada operadora e estabelecer padrões de execução, já pensando em como ocorre o trâmite de autorizações.

Nesse sentido, uma forma bastante efetiva de gerenciamento é implantar um sistema de apoio ao agendamento cirúrgico, como a Neoh. Essa plataforma, desenvolvida pela Intelectah, permite colocar todos os agentes — médicos, funcionários administrativos, pacientes e operadoras de planos de saúde — em um mesmo ambiente, 100% on-line.

Trata-se de um recurso que traz diversas vantagens para a autorização, pois facilita o entendimento e a troca de informações. Com ele é possível acompanhar, exatamente, o status de cada solicitação e aumentar o nível de interação entre as partes, o que contribui de forma decisiva para diminuir o prazo para autorização de cirurgias. Além disso, ele permite um maior giro de salas e leitos e  aumento na produtividade da equipe.

Ficou interessado? Então, entre em contato conosco e veja como podemos lhe ajudar!

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