Muitos hospitais ainda possuem processos não digitalizados e a central de agendamento de cirurgias é uma das áreas que tem essa carência.

Grande parte das dificuldades da marcação de cirurgia está nos bastidores. Não basta agendar e está tudo resolvido. Existe o processo do hospital que envolve muitos detalhes no agendamento antes de chegar ao procedimento cirúrgico. Implica, por exemplo, na autorização, nos OPME´s, banco de sangue, gestão de leitos, UTI e muitos outros pontos.

Quando não é bem conduzido, o agendamento de uma cirurgia pode se tornar um processo bastante lento. Normalizar essa demora é algo comum, mas nada saudável para o hospital e nem mesmo para os envolvidos.

Ignorar médicos enfrentando filas na central de agendamento e acreditar que está tudo certo com uma equipe que atende inúmeras ligações e alimenta todo o fluxo de forma manual (utilizando planilhas, e-mails e ligações), é um caminho ineficiente, que carece de transparência e está sujeito a erros, retrabalhos e improdutividade.

Esses gargalos são capazes de travar o processo e impedir que os profissionais de atendimento da central gerenciem os pedidos de forma rápida, segura e centralizada.

Descomplicando a rotina dos envolvidos

Não é à toa que uma plataforma de autosserviço, que integra com os principais sistemas hospitalares, tornou-se ferramenta essencial para eficiência do fluxo do pedido e de autorização de cirurgia. Por meio da solução Neoh Cirurgia, é possível conectar médicos, pacientes, atendentes, secretárias e gestores ao hospital.

A solução automatiza o processo de agendamento cirúrgico e consolida o fluxo de trabalho em hospitais em todo o país. Por meio dessa inovação, todos os dados, em torno das cirurgias, são centralizados. Dessa forma, qualquer parte interessada pode acessar os dados de que precisa em qualquer ponto do processo.

Pedidos, cancelamentos, troca de fases, assim como outras demandas necessárias para que o pedido de cirurgia seja realizado, são acionados através das funcionalidades do Neoh. Acompanhe como esses RECURSOS são capazes de descomplicar a rotina das equipes da central e tornar o fluxo de agendamento e autorização do seu hospital ainda mais transparente e eficiente:

• Recepção eletrônica das solicitações

Objetivo: Reduzir a fila da central telefônica, diminuir custos e aumentar a produtividade.

Como funciona: As solicitações cirúrgicas dos usuários são recebidas pela equipe de atendimento em uma lista de trabalho. Cada solicitação é aberta e conferida e, se necessário, ajustada e após, confirmada. Ao confirmar a solicitação, os dados são integrados automaticamente no sistema hospitalar, sem retrabalho, para seguir o processo nos próximos setores.

• Integração completa com sistema hospitalar

Objetivo: Eliminar o retrabalho e garantir a sincronia de dados entre os sistemas.

Como funciona: O sistema Neoh está totalmente integrado com os sistemas hospitalares MV e Tasy, de modo que ele ENVIA e RECEBE TODOS os dados referente aos processos de agendamento e autorizações, tais como cadastro de pacientes, detalhes dos pedidos, agendas, status das guias, anexos, notas, entre outros.

• Atualização das fases e status dos pedidos

Objetivo: Identificar a etapa do processo proporcionando agilidade e visibilidade das atividades entre as equipes.

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Como funciona: Através da troca de fases é possível saber exatamente em que etapa do processo está o pedido. Com as listas de trabalho personalizadas por perfil, cada equipe sabe quais devem ser trabalhados, quais são os prioritários e há quanto tempo cada pedido está com aquela equipe.

• Controle de pendências

Objetivo: Agilizar a resolução de pendências que impactam no agendamento e nas autorizações.

Como funciona: Ao identificar uma pendência no pedido, tais como falta de laudos, identificação do paciente entre outros, os atendentes abrem um registro que notifica automaticamente o médico e a secretária por e-mail e WhatsApp para envio eletrônico de documentos pendentes para andamento do processo. Todo envio é realizado através do sistema para agilizar a recepção e aprovação dos mesmos.

 

• Controle de agenda do bloco cirúrgico

Objetivo: Proporcionar agilidade na visualização da disponibilidade de vagas das salas cirúrgicas e na inclusão de novos procedimentos.

Como funciona: O recurso permite que o usuário tenha facilidade e rapidez em visualizar as vagas das salas, inserir novos procedimentos e, também, fazer ajustes de mudança de dia ou horário direto do mapa cirúrgico.

 

• Notificações Inteligentes

Objetivo: Tornar prático e veloz o gerenciamento das comunicações do agendamento do agendamento cirúrgico.

Como funciona: Com a funcionalidade, a equipe da central desenvolve gatilhos padronizados que estabelecem a comunicação direta com médico, pacientes e outras áreas. A confirmação de pedidos de cirurgias, cancelamentos, transferências, atualização das guias, pendências e todas as demais movimentações referentes aos procedimentos são sinalizados por E-MAIL, SMS e WhatsApp.

 

• Dashboards e Relatórios Gerenciais 

Objetivo: Ampliar a capacidade análise de dados, a fim de identificar problemas recorrentes e melhorar a gestão das equipes.

Como funciona: Através do dashboard, o gestor consegue ter uma visão geral dos pedidos por meio de indicadores de produção de serviço, balanço de cirurgias e taxa de engajamento. Dados operacionais, gerenciais e estatísticos, são facilmente extraídos em relatórios, documentos essenciais que aumentam a criticidade das análises para tomada de decisão.

Nossa solução elimina o uso de planilhas, papeladas e outras ferramentas usadas para executar operações. Desde 2017, ajudamos as práticas cirúrgicas em todo o país a aumentar sua eficiência, acabar com as filas das centrais, reduzir erros e cancelamentos, assim como a melhorar a experiência médica, da equipe da central e dos demais envolvidos. Clique aqui pra falar com a gente.